Contabilità e bilancio: tenere i conti e chiudere l'esercizio

Tenere i conti e chiudere l'esercizio: due mestieri, un unico filo

Tenere la contabilità significa registrare in modo sistematico e cronologico tutte le operazioni finanziarie di un'impresa: acquisti, vendite, incassi, pagamenti, stipendi, contributi sociali, ammortamenti e accantonamenti. È un lavoro che accompagna l'azienda tutto l'anno. La chiusura dell'esercizio, invece, si concentra in un periodo definito: si completa quanto è stato registrato, si valutano le voci ancora aperte e si allestiscono i documenti del conto annuale, la «chiusura contabile singola».

Il conto annuale comprende di regola il bilancio, il conto economico e l'allegato. Non è una formalità: secondo l'art. 958 CO i conti devono «esporre la situazione economica dell'impresa in modo tale da consentire ai terzi di farsene un'opinione attendibile». Il destinatario non è soltanto l'imprenditore, ma anche chi dall'esterno deve capire come sta l'azienda.

Ne derivano due attività distinte: la routine quotidiana delle registrazioni, che deve restare ordinata e completa, e il lavoro di chiusura, fatto di verifiche, valutazioni e presentazione. Chi tiene bene i conti durante l'anno arriva a fine esercizio con metà del lavoro già fatto; chi rimanda tutto accumula rischi di errore e di omissione.

Partita doppia o contabilità semplificata? Cosa impone l'art. 957 CO

La prima domanda riguarda il regime contabile applicabile. L'art. 957 CO distingue due categorie. La contabilità completa in partita doppia è obbligatoria per tutte le persone giuridiche: società anonime, società a garanzia limitata, cooperative, associazioni e fondazioni. Lo è anche per le imprese individuali o le società di persone il cui fatturato annuo supera CHF 500'000.

Per le imprese individuali e le società di persone che restano sotto questa soglia è possibile la contabilità semplificata entrate/uscite. È un'agevolazione di metodo, non un'esenzione: l'obbligo di tenere i conti e di conservare i giustificativi resta, e chi supera la soglia deve passare alla partita doppia.

Conviene ragionare in anticipo: un'azienda in crescita che sfiora la soglia farà bene a impostare subito un piano dei conti in partita doppia, con l'IVA gestita correttamente, invece di ricostruire l'anno a posteriori. Esistono modelli contabili, come quello proposto da Banana, preimpostati secondo lo schema standard del Codice delle obbligazioni e pensati per le PMI con fatturato annuo pari o superiore a CHF 500'000, con una tabella dei codici IVA inclusa.

Giornale, libro mastro, giustificativi: la base materiale dei conti

Una contabilità completa produce documenti precisi. Il giornale riporta la registrazione cronologica di tutte le scritture; il libro mastro raggruppa le stesse scritture per conto. Con cadenza annuale nascono il bilancio (lo stato degli attivi e dei passivi alla data di chiusura), il conto economico (il riepilogo dei proventi e degli oneri dell'esercizio) e l'allegato ai conti, con informazioni complementari sui metodi applicati e sul dettaglio di determinate poste.

A monte di ogni registrazione c'è un giustificativo: fatture di acquisto e di vendita, ricevute, estratti conto bancari, documenti relativi ai salari e agli oneri sociali. L'art. 958f CO impone di conservare libri e giustificativi per 10 anni dalla fine dell'esercizio contabile; l'obbligo vale sia per i documenti cartacei sia per i supporti elettronici.

La gestione digitale è oggi la norma anche nelle PMI. I programmi di contabilità permettono di allegare i giustificativi direttamente alle singole registrazioni e di importare i movimenti dagli estratti conto bancari e dalle carte di credito. Così si tiene il collegamento tra documento e scrittura, senza fogli sparsi.

Per il rendiconto IVA, strumenti contabili come Banana con l'estensione IVA permettono di inviare direttamente online i dati all'AFC. Il vantaggio non è solo estetico: un giustificativo reperibile in pochi secondi rende la chiusura più rapida e riduce il rischio di poste non documentate.

I principi che rendono una contabilità «corretta»

L'art. 958c CO elenca i principi fondamentali che una contabilità deve rispettare. Chiarezza e intelligibilità: i conti devono essere comprensibili per un terzo qualificato, cioè per una persona competente ma esterna all'azienda; in concreto significa denominazioni di conto trasparenti e nessun raggruppamento indistinto che nasconda voci eterogenee. Integralità: tutte le operazioni vanno registrate, comprese quelle la cui documentazione arriva in ritardo. Affidabilità: i conti devono riflettere fedelmente la situazione economica.

Prudenza: i rischi vanno anticipati, mentre gli utili si contabilizzano solo quando sono realizzati. Un ricavo sperato — per esempio da una trattativa non ancora conclusa o da una causa in corso — non entra nel conto economico; una perdita probabile, invece, va considerata. Permanenza dei metodi: le stesse regole di valutazione e di presentazione vanno applicate da un esercizio all'altro, così che i confronti nel tempo restino significativi.

Divieto di compensazione: attivi e passivi da un lato, oneri e proventi dall'altro non devono essere compensati tra loro. Un credito e un debito verso lo stesso partner commerciale vanno esposti separatamente, non ridotti a un saldo netto: solo la rappresentazione lorda permette di valutare la reale entità degli impegni e dei crediti.

Il conto economico: ricavi, costi e risultato d'esercizio

Il conto economico stabilisce se l'attività dell'azienda, su un arco di tempo determinato, ha prodotto utili o perdite. Comprende due parti principali: i ricavi e i costi. Le vendite di beni e di servizi, i prodotti inerenti l'esercizio, le entrate locative o la messa a disposizione di personale costituiscono di regola i ricavi più importanti. Gli acquisti, i salari dei dipendenti e i costi d'esercizio come gli affitti compongono la maggior parte dei costi. La differenza tra ricavi e costi è il risultato dell'esercizio, in attivo o in perdita.

L'articolazione minima è fissata dall'art. 959b CO, che offre due opzioni: il conto economico della produzione, con almeno undici poste, e il conto economico della vendita, con almeno otto poste. Nella pratica prevale la forma della produzione.

Presentato sotto forma di tabella o di lista, il conto economico può essere ripartito in stadi, ciascuno chiuso da un risultato intermedio. Il conto a due stadi, il più frequente anche se non richiesto dalla legge, separa le poste «aziendali» da quelle «neutrali»: il primo stadio contrappone costi e ricavi variabili legati alle merci — costi di merce, costi del personale, costi degli affitti, ammortamenti — e si chiude con un saldo intermedio. La forma a stadi ha un valore pratico immediato: permette di confrontare le prestazioni dell'impresa nel tempo e con altre aziende, perché mette in evidenza dove si forma il risultato. Il conto economico serve al management per governare la società e a investitori e banche, per esempio in caso di richiesta di credito.

Il bilancio: attivi, passivi e solidità patrimoniale

Il bilancio fotografa la situazione alla data di chiusura: da un lato gli attivi, dall'altro i passivi, tra i quali figura il capitale proprio. Risponde a una domanda semplice e decisiva: di chi sono, in ultima analisi, i mezzi che l'azienda utilizza? Il rapporto tra capitale proprio e passivi misura quanto l'impresa si finanzia con mezzi propri e quanto invece dipende da terzi.

Un finanziamento è considerato sano quando il capitale proprio rappresenta circa il 30–60% dei passivi. Sotto questa fascia l'azienda diventa più vulnerabile: ogni variazione dei tassi, ogni ritardo negli incassi o una perdita d'esercizio pesano in modo più diretto sulla capacità di far fronte agli impegni. Il valore appropriato dipende però dal settore e dal modello di business: un'impresa con ricavi molto stabili e pochi investimenti materiali può convivere con una quota inferiore rispetto a un'azienda manifatturiera.

Leggere il bilancio significa guardare anche la composizione, non solo i totali: quanto pesano i crediti verso clienti rispetto al fatturato, come si muovono le scorte, quali impegni scadono a breve. Domande che il solo numero del capitale proprio non esaurisce, ma che senza quel numero non si possono nemmeno porre.

L'allegato ai conti: ciò che il bilancio non racconta

L'allegato è parte integrante del conto annuale, non un documento accessorio. Completa l'informazione che bilancio e conto economico, da soli, non forniscono: secondo l'art. 959c CO deve contenere le informazioni complementari previste dalla legge, in particolare i metodi di valutazione applicati e il dettaglio di determinate poste.

Nella pratica la verifica consiste nel controllare che nell'allegato figurino tutte le informazioni richieste dalla legge svizzera, così come elencate nell'art. 959c CO. Un allegato incompleto rende la chiusura formalmente carente anche quando bilancio e conto economico sono corretti: chi legge i conti non dispone degli elementi necessari per interpretarli.

Il momento giusto per occuparsene è durante la chiusura, non dopo: mentre si applicano i criteri di valutazione si sa già quali metodi sono stati seguiti e quali poste meritano una spiegazione. Annotare queste scelte man mano che emergono evita di doverle ricostruire a memoria a chiusura avvenuta.

Il conto dei flussi di tesoreria: la liquidità che nasce dall'attività operativa

Il conto dei flussi di tesoreria è un prospetto che può accompagnare la chiusura annuale. Di norma distingue la liquidità generata dall'attività operativa da quella assorbita o prodotta dagli investimenti e dal finanziamento. La componente più importante è quella operativa: indica se l'azienda realizza denaro con effetto sulla liquidità grazie al proprio business, indipendentemente da come è finanziata.

È il punto che un conto economico da solo non chiarisce. Un utile contabile non coincide con la liquidità disponibile: si può chiudere in utile e avere la cassa vuota, perché i ricavi sono ancora nei crediti verso clienti o perché sono stati fatti investimenti. Il flusso operativo mostra se il modello di business produce mezzi liquidi in modo ricorrente, oppure se l'azienda vive di apporti esterni.

Per chi deve decidere — management, investitori, banca — è spesso una lettura molto informativa. Un flusso operativo positivo e stabile nel tempo è un segnale di solidità che nessun risultato d'esercizio, da solo, può sostituire.

La sequenza operativa di chiusura, passo dopo passo

Un ordine di lavori coerente riduce errori e rifacimenti. Primo passo: completare le registrazioni, verificando che tutte le operazioni dell'esercizio siano state contabilizzate e che i giustificativi mancanti siano stati recuperati; è buona pratica riconciliare gli estratti conto bancari con le scritture. Secondo: rilevare ammortamenti e accantonamenti, cioè le poste che non nascono da un movimento di cassa ma dalla valutazione della sostanza aziendale. Terzo: sistemare le poste IVA e preparare il rendiconto all'AFC, che in alcuni strumenti contabili può essere inviato direttamente online.

Quarto passo: applicare i criteri di valutazione nel rispetto del principio di permanenza dei metodi e determinare il risultato dell'esercizio come differenza tra ricavi e costi. Quinto: allestire i prospetti — bilancio, conto economico e allegato. Sesto: predisporre i dati per gli attori esterni. Il conto economico e la chiusura servono al management per la buona gestione della società, agli investitori e alle banche, per esempio quando si chiede un credito.

Un accorgimento trasversale: documentare le scelte di valutazione mentre si fanno. La chiusura dell'anno successivo sarà più semplice e il confronto tra esercizi più affidabile.

Basta il CO o serve uno standard riconosciuto?

Il Codice delle obbligazioni fissa il minimo legale applicabile a tutte le imprese: presentazione dei conti, principi di valutazione, obblighi di pubblicazione. Per molte PMI è sufficiente. Il diritto delle obbligazioni stabilisce però anche quali aziende, oltre al normale bilancio annuale, devono redigere un bilancio secondo uno standard riconosciuto (art. 962 CO). L'obiettivo dichiarato è aumentare la significatività del bilancio e rafforzare la protezione dei creditori, perché gli standard contabili contengono disposizioni più dettagliate su come il bilancio va redatto.

In Svizzera sono riconosciuti e praticamente rilevanti tre standard: Swiss GAAP FER, IFRS e US GAAP. Swiss GAAP FER è pensato per le piccole e medie imprese svizzere con attività a livello nazionale; rientrano tra i suoi utenti target anche le organizzazioni non profit e le casse pensioni. Il suo scopo è rendere possibile un bilancio riconosciuto che rifletta fedelmente la situazione patrimoniale, finanziaria ed economica, con una struttura relativamente snella che non sovraccarica amministrativamente le PMI.

Gli IFRS sono norme riconosciute a livello internazionale, emesse dall'International Accounting Standards Board; dal 2005 le aziende europee quotate in una borsa europea sono obbligate a redigere il bilancio secondo tale standard. Le aziende svizzere non sono soggette al regolamento IAS dell'UE, ma secondo Findea più della metà di esse adotta comunque questo standard. Si tratta di norme molto più ampie degli Swiss GAAP FER, utilizzate principalmente da società quotate in borsa. Gli US GAAP sono i principi contabili statunitensi, sviluppati per fornire informazioni migliori agli investitori attuali e potenziali.

La conclusione pratica per una PMI con attività prevalentemente nazionale è che il riferimento più proporzionato resta Swiss GAAP FER: offre un quadro riconosciuto e più informativo del minimo legale, senza la complessità di standard pensati per società quotate.

Standard contabili riconosciuti in Svizzera

Tre numeri da controllare prima di firmare la chiusura

Prima di considerare chiuso l'esercizio conviene verificare tre cose. La prima è la quota di capitale proprio rispetto ai passivi: per un'impresa con un finanziamento sano si colloca attorno al 30–60%. Se il valore è molto più basso, occorre capire se è una scelta consapevole o il sintomo di una dipendenza dai creditori.

La seconda è il rendimento sul fatturato. Il riferimento è semplice: tutto ciò che supera il 5% è un valore solido, tutto ciò che supera il 10% è molto buono, mentre qualsiasi valore al di sotto del 5% va analizzato con maggiore attenzione. Non è un giudizio automatico, ma un campanello che invita a guardare più a fondo.

La terza è la coerenza interna del conto annuale: bilancio, conto economico e allegato devono raccontare la stessa storia. Una verifica incrociata ben fatta — il risultato d'esercizio che ritorna nel capitale proprio, il flusso operativo che spiega la variazione della liquidità, l'allegato che illustra i metodi con cui i numeri sono stati costruiti — è il modo più efficace per firmare la chiusura con la ragionevole certezza che i terzi potranno davvero farsene un'opinione attendibile.

Indicatori chiave prima della chiusura