Pagamenti digitali per le PMI in Svizzera: QR-fattura, TWINT e i costi da confrontare

La QR-fattura è ormai lo standard: cosa significa per una PMI svizzera

Il 30 giugno 2020 le prime QR-fatture sono arrivate nelle cassette postali, al posto delle consuete polizze di versamento. Si riconoscono dallo Swiss QR Code, che racchiude tutte le informazioni necessarie per un pagamento semplice, automatico ed efficiente. La QR-fattura è ormai lo standard nel traffico dei pagamenti svizzeri.

La transizione si è completata con una seconda tappa decisiva. Dal 1° ottobre 2022, in tutta la Svizzera, le polizze di versamento rosse e arancioni non sono più valide. I pagamenti disposti con esse non possono più essere trattati e le polizze vengono rispedite al mittente.

Chi riceve ancora una fattura con una vecchia polizza deve chiedere all'emittente una nuova QR-fattura oppure registrare manualmente i dati del conto e il numero di riferimento.

Per una PMI il cambiamento ha due facce. Sul fronte dell'emissione, le fatture possono essere create e trasmesse dall'emittente stesso, in PDF o su carta. Sul fronte dell'incasso, la QR-fattura supporta la fatturazione in franchi svizzeri e in euro. Raccoglie in un unico codice QR tutti i tipi e i riferimenti di pagamento e digitalizza i dati.

Ne derivano maggiore efficienza nella regolazione dei pagamenti e nel loro monitoraggio. Chi ha ordini permanenti o modelli di pagamento basati sulle vecchie polizze deve verificarli e ricostruirli con i dati della QR-fattura.

La QR-fattura non richiede un'app dedicata: si paga nell'e-banking, nel mobile banking, con ordine di bonifico o allo sportello. TWINT, invece, funziona con un'app sullo smartphone. Per una PMI questo amplia il pubblico che può pagare senza app.

Emettere una QR-fattura: generatore, software di contabilità o stampa propria

Le vie per produrre una QR-fattura dipendono dal volume e dall'organizzazione dell'azienda. Si possono ordinare direttamente presso la propria banca, se questa offre il servizio. In alternativa si usa un software dedicato o un generatore messo a disposizione dalla banca, stampando poi le fatture in autonomia. La QR-fattura può essere stampata su carta bianca o inviata elettronicamente come file PDF.

Non tutte le banche offrono lo stesso servizio. Banca Cler, per esempio, non propone l'ordinazione di QR-fatture fisiche. Per le QR-fatture con riferimento QR consiglia un software, ad esempio il programma di contabilità. Le QR-fatture senza riferimento QR si creano invece in modo semplice e veloce direttamente nell'e-banking.

Sul mercato esistono anche vari generatori di codici QR; Banca Cler rimanda all'elenco dei generatori consigliati da SIX. Se servono QR-fatture su carta e non è possibile stamparle da sé, la carta perforata è acquistabile in vari punti vendita, mentre la maggior parte delle tipografie offre un servizio di stampa.

Gli elementi tecnici del codice determinano gli strumenti necessari. Il riferimento QR è composto da 26 cifre e termina con una cifra di controllo calcolata secondo il principio del Modulo 10; funziona solo insieme a un IBAN QR. Si può inserire una comunicazione non strutturata di massimo 140 caratteri, ad esempio per note interne o dati integrativi sul pagamento.

La distinzione pratica più importante resta quella tra QR-fattura con riferimento QR, tipicamente generata dal software di contabilità, e QR-fattura senza riferimento, più adatta a operazioni semplici e create direttamente nell'e-banking.

Raiffeisen permette di ordinare le QR-fatture direttamente in banca o di usare il suo generatore QR; per le associazioni consiglia ClubDesk. PostFinance offre un generatore QR per creare, stampare e inviare fatture in autonomia, in franchi ed euro.

Come pagano i vostri clienti e come rientrano i soldi in azienda

I destinatari delle vostre fatture possono pagare con i canali abituali. Nell'e-banking o nel mobile banking scansionano il codice QR con l'app, controllano i dati e autorizzano il pagamento. Possono anche usare un ordine di bonifico.

Oppure pagare direttamente allo sportello bancario o postale. La QR-fattura funziona come una polizza di versamento, con sezione pagamento e ricevuta, e può essere inviata alla banca in busta o presentata allo sportello.

Per l'impresa, i dati di pagamento sono integrati in un codice QR e possono essere elaborati automaticamente. Per chi incassa, i benefici indicati sono la registrazione automatica dei pagamenti in entrata e l'assegnazione trasparente dei debitori. Si aggiungono una gestione più efficiente dei processi di pagamento e l'invio e la ricezione flessibili delle fatture.

Se usate un software di contabilità o un ERP, potete configurare i modelli di pagamento direttamente con i dati della QR-fattura ed effettuare i pagamenti tramite il vostro sistema, come al solito. Anche gli ordini permanenti tradizionali possono essere registrati ed eseguiti con la QR-fattura: dopo l'abbandono delle vecchie polizze è però necessario aggiornarne i dati.

Soluzioni di incasso più utilizzate dalle PMI svizzere

Meno errori, meno lavoro manuale: i vantaggi lato amministrazione

La standardizzazione dei dati di pagamento è il cuore del vantaggio operativo. La qualità dei dati migliora grazie alla precisione e alla quantità delle informazioni raccolte in forma standardizzata. I riferimenti di pagamento risultano interamente automatizzati dal mittente al destinatario.

Sul fronte della lettura e della contabilità, diminuiscono gli interventi manuali. Ne derivano meno errori in fase di lettura e un risparmio di tempo e risorse. Per chi emette fatture, questo significa un allineamento semplificato dei pagamenti e meno lavoro manuale. Si possono inoltre trasmettere elettronicamente tutte le informazioni di pagamento.

Oltre la QR-fattura: eBill per chi vuole eliminare carta ed e-mail

eBill è il passo successivo rispetto alla QR-fattura. Con eBill la fattura arriva direttamente nell'e-banking, dove può essere verificata e autorizzata in pochi clic. Niente carta, niente e-mail e situazione dei pagamenti sempre sotto controllo. Per chi emette fatture, impostare la fatturazione su eBill fa risparmiare tempo e riduce lavoro manuale e costi.

La QR-fattura resta un ponte tra il mondo cartaceo e quello digitale. Supporta sia i pagamenti digitali sia quelli per posta o allo sportello postale. È quindi la scelta più adatta quando una parte della clientela continua a pagare in forma cartacea o allo sportello, o quando il volume di fatture non giustifica un cambiamento di processo.

eBill conviene invece quando i vostri clienti sono già abituati a gestire i pagamenti nell'e-banking e volete eliminare del tutto la stampa, la spedizione e la gestione delle fatture via e-mail. Le due soluzioni non si escludono: eBill è un passo ulteriore rispetto alla QR-fattura e può essere valutato anche in un secondo momento.

Già nel 2020 la Confederazione indicava che eBill sarebbe stata offerta da tutte le banche entro la fine di quell'anno. Per le PMI che vogliono eliminare carta ed e-mail, è il passo successivo alla QR-fattura.

TWINT in azienda: pagare e incassare con lo smartphone

TWINT è diffuso come strumento di pagamento con lo smartphone alla cassa, nei negozi online e in altri contesti di vendita. Per una PMI la domanda utile è doppia: come pagare le spese aziendali e come incassare dai clienti.

Sul primo fronte, per pagare le spese aziendali con TWINT è necessario verificare con la propria banca quali metodi di pagamento siano ammessi.

Sul secondo fronte, per incassare tramite TWINT è opportuno informarsi presso la propria banca sulle soluzioni disponibili per il conto commerciale.

Per i commercianti, la commissione TWINT di norma è dell'1,3% dell'importo della transazione per i piccoli esercizi con contratto diretto. I grandi commercianti pagano commissioni sensibilmente inferiori, secondo una perizia della Swiss Retail Federation.

Jens Plath, membro della direzione di Twint, indica una soglia di 20-25 franchi: sotto questa somma la commissione dell'1,3% è più conveniente del costo fisso di poco inferiore a 30 centesimi delle carte di debito. Le carte di credito possono arrivare al 2-3%.

Con la registrazione diretta tramite twint.ch, l'adesivo QR per gli esercenti non prevede costi fissi mensili né canoni di noleggio: si paga solo l'1,3% per transazione, senza commissione minima. Secondo una guida di Payrexx aggiornata al 2026, TWINT ha oltre 6 milioni di utenti attivi e circa il 77% dei punti vendita fisici in Svizzera lo accetta.

Mikael Huber, responsabile finanze e fiscalità dell'Unione svizzera arti e mestieri, ritiene la commissione dell'1,3% troppo elevata e segnala che diversi commercianti rinunciano a offrire TWINT. L'agricoltore Ruedi Brugger paga l'1,3% e stima che il 20% del giro d'affari al mercato di Winterthur passi da TWINT.

Il panettiere Ernst Bertschi rifiuta TWINT e dovrebbe aumentare il prezzo del pane di 10 centesimi. Secondo un articolo della RSI del 2023, TWINT aveva superato i 5 milioni di utenti, oltre la metà della popolazione svizzera, con 386'000 transazioni.

Quali voci di costo mettere a confronto prima di scegliere

Il costo di una soluzione di fatturazione e incasso non dipende da una singola tariffa, ma da una combinazione di fattori. Il primo è la modalità di emissione: generatore della banca, software di contabilità, stampa propria su carta bianca o ricorso a una tipografia comportano oneri diversi per lavoro interno e materiali.

Va considerato anche se il generatore è gratuito, incluso nel pacchetto bancario o legato a un abbonamento.

Il secondo fattore è il costo del software di contabilità o dell'ERP, spesso già presente in azienda. Conta se produce codici conformi e se permette di configurare i modelli di pagamento usando le informazioni della QR-fattura senza acquisti aggiuntivi.

Il terzo è il tempo di lavoro manuale che resta nella riconciliazione. Se i pagamenti vengono registrati e assegnati automaticamente, il costo nascosto del personale diminuisce; se il processo resta manuale, aumenta.

Il quarto fattore è il canale scelto dal cliente: QR-fattura cartacea, QR-fattura in PDF, eBill o altri strumenti digitali hanno implicazioni diverse sull'elaborazione interna e sulla necessità di solleciti e verifiche.

Il quinto è il passaggio a eBill o ad altri strumenti digitali. Può ridurre carta, spedizioni e gestione delle e-mail, ma richiede un'integrazione con i sistemi esistenti e un adeguamento dei processi.

Per TWINT, il piccolo commerciante paga di norma l'1,3% per transazione; i grandi commercianti hanno commissioni sensibilmente inferiori. La carta di debito ha un costo fisso inferiore a 30 centesimi per transazione, mentre la carta di credito può arrivare al 2-3%.

Secondo Twint, la commissione dell'1,3% è conveniente per la maggior parte dei piccoli commercianti, perché i pagamenti sono spesso sotto i 20-25 franchi. Jens Plath, membro della direzione di Twint, invita a fare bene i calcoli.

L'adesivo QR TWINT non comporta costi fissi mensili né canoni di noleggio: si paga solo la commissione per transazione, senza minimo. Per la QR-fattura i costi operativi dipendono da generatore, software di contabilità e stampa.

La Swiss Retail Federation ha presentato una denuncia alla COMCO, sostenendo che i piccoli commercianti pagano il doppio delle commissioni rispetto ai grandi. La perizia è stata redatta dall'associazione.

Checklist per la vostra PMI: da dove iniziare

Partite dalla verifica della situazione attuale. Controllate nell'e-banking ordini permanenti e modelli di pagamento. Quelli basati sulle vecchie polizze di versamento rosse o arancioni non sono più trattabili: vanno eliminati e ricostruiti secondo i dati della QR-fattura.

Se alcuni ordini permanenti non sono visibili nel vostro e-banking, chiedete al consulente bancario di modificarli.

Passate al lato dell'emissione. Verificate che il software di fatturazione o contabilità produca codici conformi e che i modelli di pagamento siano configurati correttamente seguendo i dati della QR-fattura. Se necessario, valutate un generatore della banca o un software dedicato, tenendo presente la differenza tra QR-fatture con e senza riferimento.

Informate i clienti sui canali di pagamento che accettate e su come leggere il codice.

Valutate l'attivazione di eBill se volete eliminare carta ed e-mail e ridurre il lavoro manuale. Definite quali strumenti digitali aggiuntivi integrare, per esempio TWINT o future soluzioni per le fatture ricorrenti.

Stabilite chi in azienda è responsabile dell'aggiornamento dei dati di pagamento e con quale periodicità verificate ordini permanenti e modelli.

Verificate la commissione TWINT applicata al vostro profilo: l'1,3% per i piccoli commercianti, meno per i grandi. Chiedete se esiste un contratto diretto o tramite PSP.

Confrontate il costo per transazione con il costo fisso delle carte di debito, inferiore a 30 centesimi, e con il 2-3% delle carte di credito. Se accettate TWINT, valutate l'adesivo QR senza canone mensile.

Per la QR-fattura, verificate se il vostro software produce codici conformi e se il generatore della banca è incluso nel pacchetto. Valutate anche l'elenco dei generatori consigliati da SIX AG.

Passaggi chiave per l'adozione della QR-fattura nella PMI