Paiements numériques pour les PME en Suisse : facture QR, TWINT et comparaison des coûts

La facture QR est désormais la norme : ce que cela signifie pour une PME suisse

Le 30 juin 2020, les premières factures QR sont arrivées dans les boîtes aux lettres, remplaçant les bulletins de versement habituels. Elles se reconnaissent au Swiss QR Code, qui regroupe toutes les informations nécessaires à un paiement simple, automatique et efficace. La facture QR est désormais la norme dans le trafic des paiements suisses.

La transition s’est achevée par une deuxième étape décisive. Depuis le 1er octobre 2022, les bulletins de versement rouges et oranges ne sont plus valables dans toute la Suisse. Les paiements effectués via ces supports ne peuvent plus être traités et les bulletins sont renvoyés à l’expéditeur.

Si vous recevez encore une facture avec un ancien bulletin, vous devez demander une nouvelle facture QR à l’émetteur ou saisir manuellement les données du compte et le numéro de référence.

Pour une PME, le changement présente deux facettes. Côté émission, les factures peuvent être créées et transmises par l’émetteur lui-même, en PDF ou sur papier. Côté encaissement, la facture QR prend en charge la facturation en francs suisses et en euros. Elle rassemble tous les types et références de paiement dans un seul code QR et numérise les données.

Il en résulte une plus grande efficacité dans le règlement et le suivi des paiements. Ceux qui ont des ordres permanents ou des modèles de paiement basés sur les anciens bulletins doivent les vérifier et les reconfigurer avec les données de la facture QR.

La facture QR ne nécessite pas d’application dédiée : le paiement s’effectue via l’e-banking, le mobile banking, par ordre de virement ou au guichet. TWINT, en revanche, fonctionne avec une application sur smartphone. Pour une PME, cela élargit le public pouvant payer sans application.

Émettre une facture QR : générateur, logiciel de comptabilité ou impression propre

Les méthodes pour produire une facture QR dépendent du volume et de l’organisation de l’entreprise. Il est possible de les commander directement auprès de sa propre banque, si celle-ci offre ce service. Sinon, on utilise un logiciel dédié ou un générateur mis à disposition par la banque, puis on imprime les factures soi-même. La facture QR peut être imprimée sur papier blanc ou envoyée électroniquement sous forme de fichier PDF.

Toutes les banques n’offrent pas le même service. Banca Cler, par exemple, ne propose pas la commande de factures QR physiques. Pour les factures QR avec référence QR, elle recommande un logiciel, tel qu’un programme de comptabilité. Les factures QR sans référence QR se créent en revanche simplement et rapidement directement dans l’e-banking.

Le marché propose également divers générateurs de codes QR ; Banca Cler renvoie à la liste des générateurs recommandés par SIX. Si des factures QR sur papier sont nécessaires et qu’il n’est pas possible de les imprimer soi-même, le papier perforé est disponible dans plusieurs points de vente, tandis que la plupart des imprimeries offrent un service d’impression.

Les éléments techniques du code déterminent les outils nécessaires. La référence QR est composée de 26 chiffres et se termine par un chiffre de contrôle calculé selon le principe du Modulo 10 ; elle ne fonctionne qu’avec un IBAN QR. Il est possible d’insérer une communication non structurée de 140 caractères maximum, par exemple pour des notes internes ou des données complémentaires sur le paiement.

La distinction pratique la plus importante reste celle entre la facture QR avec référence QR, généralement générée par le logiciel de comptabilité, et la facture QR sans référence, plus adaptée aux opérations simples et créée directement dans l’e-banking.

Raiffeisen permet de commander les factures QR directement en banque ou d’utiliser son générateur QR ; pour les associations, elle recommande ClubDesk. PostFinance propose un générateur QR pour créer, imprimer et envoyer des factures en toute autonomie, en francs et en euros.

Comment vos clients paient et comment l’argent rentre dans l’entreprise

Les destinataires de vos factures peuvent payer via les canaux habituels. Dans l’e-banking ou le mobile banking, ils scannent le code QR avec l’application, vérifient les données et autorisent le paiement. Ils peuvent également utiliser un ordre de virement.

Ils peuvent aussi payer directement au guichet bancaire ou postal. La facture QR fonctionne comme un bulletin de versement, avec section paiement et reçu, et peut être envoyée à la banque sous enveloppe ou présentée au guichet.

Pour l’entreprise, les données de paiement sont intégrées dans un code QR et peuvent être traitées automatiquement. Pour celui qui encaisse, les avantages cités sont l’enregistrement automatique des paiements entrants et l’attribution transparente des débiteurs. S’y ajoutent une gestion plus efficace des processus de paiement et l’envoi ainsi que la réception flexibles des factures.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité ou un ERP, vous pouvez configurer les modèles de paiement directement avec les données de la facture QR et effectuer les paiements via votre système, comme d’habitude. Même les ordres permanents traditionnels peuvent être enregistrés et exécutés avec la facture QR : après l’abandon des anciens bulletins, il est toutefois nécessaire de mettre à jour leurs données.

Solutions d’encaissement les plus utilisées par les PME suisses

Moins d’erreurs, moins de travail manuel : les avantages côté administration

La standardisation des données de paiement est au cœur de l’avantage opérationnel. La qualité des données s’améliore grâce à la précision et à la quantité d’informations recueillies sous forme standardisée. Les références de paiement sont entièrement automatisées de l’expéditeur au destinataire.

Côté lecture et comptabilité, les interventions manuelles diminuent. Il en résulte moins d’erreurs lors de la lecture et un gain de temps et de ressources. Pour ceux qui émettent des factures, cela signifie un rapprochement des paiements simplifié et moins de travail manuel. Toutes les informations de paiement peuvent en outre être transmises électroniquement.

Au-delà de la facture QR : eBill pour ceux qui veulent éliminer le papier et les e-mails

eBill est l’étape suivante par rapport à la facture QR. Avec eBill, la facture arrive directement dans l’e-banking, où elle peut être vérifiée et autorisée en quelques clics. Plus de papier, plus d’e-mails et une situation des paiements toujours sous contrôle. Pour ceux qui émettent des factures, configurer la facturation sur eBill fait gagner du temps et réduit le travail manuel et les coûts.

La facture QR reste un pont entre le monde papier et le monde numérique. Elle prend en charge tant les paiements numériques que ceux par la poste ou au guichet postal. C’est donc le choix le plus adapté lorsqu’une partie de la clientèle continue de payer sous forme papier ou au guichet, ou lorsque le volume de factures ne justifie pas un changement de processus.

eBill est en revanche avantageux lorsque vos clients sont déjà habitués à gérer les paiements dans l’e-banking et que vous souhaitez éliminer totalement l’impression, l’expédition et la gestion des factures par e-mail. Les deux solutions ne s’excluent pas : eBill est un pas de plus par rapport à la facture QR et peut être évalué ultérieurement.

Dès 2020, la Confédération indiquait qu’eBill serait proposée par toutes les banques d’ici la fin de cette année-là. Pour les PME qui souhaitent éliminer le papier et les e-mails, c’est l’étape suivante après la facture QR.

TWINT en entreprise : payer et encaisser avec le smartphone

TWINT est répandu comme instrument de paiement par smartphone à la caisse, dans les boutiques en ligne et dans d’autres contextes de vente. Pour une PME, la question utile est double : comment payer les dépenses professionnelles et comment encaisser auprès des clients.

Sur le premier front, pour payer les dépenses professionnelles avec TWINT, il faut vérifier auprès de sa banque quelles méthodes de paiement sont admises.

Sur le second front, pour encaisser via TWINT, il convient de se renseigner auprès de sa banque sur les solutions disponibles pour le compte professionnel.

Pour les commerçants, la commission TWINT est normalement de 1,3 % du montant de la transaction pour les petits établissements avec contrat direct. Les grands commerçants paient des commissions sensiblement inférieures, selon une expertise de la Swiss Retail Federation.

Jens Plath, membre de la direction de Twint, indique un seuil de 20-25 francs : en dessous de cette somme, la commission de 1,3 % est plus avantageuse que le coût fixe d’un peu moins de 30 centimes des cartes de débit. Les cartes de crédit peuvent atteindre 2-3 %.

Avec l’inscription directe via twint.ch, l’autocollant QR pour les commerçants ne prévoit ni frais fixes mensuels ni frais de location : on ne paie que 1,3 % par transaction, sans commission minimale. Selon un guide de Payrexx mis à jour en 2026, TWINT compte plus de 6 millions d’utilisateurs actifs et environ 77 % des points de vente physiques en Suisse l’acceptent.

Mikael Huber, responsable finances et fiscalité de l’Union suisse des arts et métiers, estime la commission de 1,3 % trop élevée et signale que plusieurs commerçants renoncent à proposer TWINT. L’agriculteur Ruedi Brugger paie 1,3 % et estime que 20 % du chiffre d’affaires au marché de Winterthur passe par TWINT.

Le boulanger Ernst Bertschi refuse TWINT et devrait augmenter le prix du pain de 10 centimes. Selon un article de la RSI de 2023, TWINT avait dépassé les 5 millions d’utilisateurs, soit plus de la moitié de la population suisse, avec 386'000 transactions.

Quels postes de coûts comparer avant de choisir

Le coût d’une solution de facturation et d’encaissement ne dépend pas d’un seul tarif, mais d’une combinaison de facteurs. Le premier est le mode d’émission : générateur de la banque, logiciel de comptabilité, impression propre sur papier blanc ou recours à une imprimerie entraînent des charges différentes en termes de travail interne et de matériel.

Il faut aussi considérer si le générateur est gratuit, inclus dans le forfait bancaire ou lié à un abonnement.

Le deuxième facteur est le coût du logiciel de comptabilité ou de l’ERP, souvent déjà présent en entreprise. Ce qui compte, c’est qu’il produise des codes conformes et qu’il permette de configurer les modèles de paiement en utilisant les informations de la facture QR sans achats supplémentaires.

Le troisième est le temps de travail manuel restant dans le rapprochement. Si les paiements sont enregistrés et attribués automatiquement, le coût caché du personnel diminue ; si le processus reste manuel, il augmente.

Le quatrième facteur est le canal choisi par le client : facture QR papier, facture QR en PDF, eBill ou autres outils numériques ont des implications différentes sur le traitement interne et sur la nécessité de relances et de vérifications.

Le cinquième est le passage à eBill ou à d’autres outils numériques. Cela peut réduire le papier, les envois postaux et la gestion des e-mails, mais nécessite une intégration avec les systèmes existants et une adaptation des processus.

Pour TWINT, le petit commerçant paie normalement 1,3 % par transaction ; les grands commerçants ont des commissions sensiblement inférieures. La carte de débit a un coût fixe inférieur à 30 centimes par transaction, tandis que la carte de crédit peut atteindre 2-3 %.

Selon Twint, la commission de 1,3 % est avantageuse pour la plupart des petits commerçants, car les paiements sont souvent inférieurs à 20-25 francs. Jens Plath, membre de la direction de Twint, invite à bien faire les calculs.

L’autocollant QR TWINT ne comporte ni frais fixes mensuels ni frais de location : on ne paie que la commission par transaction, sans minimum. Pour la facture QR, les coûts opérationnels dépendent du générateur, du logiciel de comptabilité et de l’impression.

La Swiss Retail Federation a déposé une plainte auprès de la COMCO, soutenant que les petits commerçants paient le double des commissions par rapport aux grands. L’expertise a été rédigée par l’association.

Checklist pour votre PME : par où commencer

Commencez par vérifier la situation actuelle. Contrôlez dans l’e-banking les ordres permanents et les modèles de paiement. Ceux basés sur les anciens bulletins de versement rouges ou oranges ne sont plus traitables : ils doivent être supprimés et reconstruits selon les données de la facture QR.

Si certains ordres permanents ne sont pas visibles dans votre e-banking, demandez à votre conseiller bancaire de les modifier.

Passez au côté émission. Vérifiez que le logiciel de facturation ou de comptabilité produit des codes conformes et que les modèles de paiement sont correctement configurés en suivant les données de la facture QR. Si nécessaire, évaluez un générateur de la banque ou un logiciel dédié, en gardant à l’esprit la différence entre les factures QR avec et sans référence.

Informez les clients sur les canaux de paiement que vous acceptez et sur la manière de lire le code.

Évaluez l’activation d’eBill si vous souhaitez éliminer le papier et les e-mails et réduire le travail manuel. Définissez quels outils numériques supplémentaires intégrer, par exemple TWINT ou de futures solutions pour les factures récurrentes.

Déterminez qui, dans l’entreprise, est responsable de la mise à jour des données de paiement et à quelle fréquence vous vérifiez les ordres permanents et les modèles.

Vérifiez la commission TWINT appliquée à votre profil : 1,3 % pour les petits commerçants, moins pour les grands. Demandez s’il existe un contrat direct ou via un PSP.

Comparez le coût par transaction avec le coût fixe des cartes de débit, inférieur à 30 centimes, et avec les 2-3 % des cartes de crédit. Si vous acceptez TWINT, évaluez l’autocollant QR sans redevance mensuelle.

Pour la facture QR, vérifiez si votre logiciel produit des codes conformes et si le générateur de la banque est inclus dans le forfait. Évaluez également la liste des générateurs recommandés par SIX SA.

Étapes clés pour l’adoption de la facture QR dans la PME