Fonds de roulement : accélérer les encaissements et gérer les paiements aux fournisseurs

Le fonds de roulement entre délais clients et paiements aux fournisseurs

Accorder des délais de paiement aux clients a une double valeur, économique et financière. Le crédit commercial réduit la capacité de l’entreprise à générer des flux de trésorerie dans sa gestion courante. Il convient donc de l’évaluer également en fonction des besoins qu’il engendre.

L’octroi de crédit a un impact sur trois fronts. Le besoin financier lié aux investissements accrus en fonds de roulement. La structure organisationnelle qui évalue la solvabilité et active le recouvrement ainsi que la gestion des impayés. Le risque de crédit, qui s’ajoute au risque opérationnel et commercial.

De l’autre côté, les termes négociés avec les fournisseurs déterminent le moment où la trésorerie sort. Le solde entre les jours moyens d’encaissement et les jours moyens de paiement indique quelle liquidité propre est nécessaire pour soutenir le cycle.

Le processus de gestion va de la planification des politiques d’octroi de crédit au recouvrement des créances douteuses, avec des activités connexes et intégrées. L’objectif est d’équilibrer les exigences du marché avec les besoins financiers liés aux délais de paiement.

Une politique de crédit pour vendre sans augmenter le risque

Une politique de crédit fixe à l’avance les limites de crédit par client et les conditions de paiement. L’action commerciale ne crée ainsi pas de besoin financier imprévu.

Les éléments typiques incluent : la ligne de crédit par client et par groupe, les jours de paiement, les escomptes pour paiement comptant, les garanties exigées, ainsi que les règles de blocage des commandes ou des livraisons lorsque la limite est dépassée.

L’évaluation de la solvabilité repose sur des documents vérifiables : bilans, informations commerciales, références bancaires et commerciales, historique des paiements et ancienneté de la relation. Le niveau d’approfondissement augmente avec le montant exposé.

La politique doit également définir les procédures de recouvrement et la gestion des impayés. Il faut établir qui contacte le client, dans quel délai après l’échéance, avec quels outils et à quel moment le dossier passe au recouvrement externe.

Éléments clés d’une politique de crédit

Échéanciers, retard et recouvrement : suivi opérationnel

L’échéancier doit être lu selon quatre colonnes : montant encaissé, montant restant à encaisser, jours de retard par rapport à l’échéance et durée résiduelle du crédit. Cette dernière mesure l’exposition restante avant l’encaissement.

Pour distinguer le retard physiologique de la détérioration, un seuil est nécessaire. La Circulaire 2015/2 de la FINMA sur les risques de liquidité fait référence au retard de paiement en relation avec les 90 jours dans le traitement des positions douteuses.

L’escalade doit être formalisée. On commence par la relance informelle dans les premiers jours de retard, puis par la relance écrite avec demande d’une date de paiement. Suivent le blocage des fournitures ou des expéditions, l’application des intérêts moratoires prévus par le contrat et le recouvrement externe.

Les signaux à noter dans l’échéancier : paiements partiels ou échelonnés spontanément, demandes répétées de prolongation, silence après la relance, commandes anormales par rapport à l’historique.

Lorsque la créance est certaine mais que l’encaissement est lointain, la cession de créance (affacturage) peut anticiper la trésorerie. Dans la forme « sans recours » (pro soluto), le risque d’insolvabilité est transféré à l’affactureur ; dans la forme « avec recours » (pro solvendo), il reste à la charge de l’entreprise.

Le coût comprend normalement une commission de service et un intérêt sur l’avance, à comparer avec le besoin que l’on souhaite couvrir. La cession est avantageuse lorsque le coût est inférieur au bénéfice de liquidité et aux économies de gestion. Elle doit être évaluée avec une attention particulière pour les créances déjà échues ou contestées.

Affacturage sans recours vs avec recours : comparaison des risques et coûts

Encaissements en Suisse : QR-bill, ISR et rapprochement automatique

La QR-bill est générée directement sur la facture et permet de choisir sur quel compte se faire payer. Si le client ne souhaite pas le bulletin QR, la facture indique l’IBAN et la référence pour le virement.

Le bulletin de versement ISR est une annexe de format prédéfini jointe à la facture. Il contient un numéro de référence que PostFinance utilise pour associer le paiement à la facture. Ce numéro combine le numéro de document (DOC), la société de document (KCO), le type de document (DCT), le code ABI de la banque (TNST) et un chiffre de contrôle.

L’association automatique se fait en traitant le support électronique que PostFinance envoie pour confirmer les paiements crédités, en annulant le formatage du numéro de référence pour le rattacher à la facture.

En alternative, on importe les relevés bancaires au format CAMT.053 et on rapproche les postes ouverts. Une référence unique sur chaque facture réduit les saisies manuelles et les temps de clôture.

Cycle passif : payer les fournisseurs sans stresser la trésorerie

Le cycle passif suit des étapes fixes : commande, réception de la marchandise ou de la prestation, enregistrement de la facture, contrôle de conformité à la commande et aux prix, insertion dans l’échéancier, paiement.

L’OCR des factures fournisseurs importe le PDF du fournisseur et en extrait les données pour l’enregistrement, réduisant la saisie manuelle. Le contrôle des doublons doit être effectué avant le paiement : une facture enregistrée deux fois sera payée deux fois.

Les paiements groupés aux fournisseurs regroupent plusieurs ordres en une seule opération : moins de mouvements à contrôler et des dates de paiement concentrées sur des journées définies.

Programmer les sorties signifie placer les paiements aux dates négociées sans anticiper la trésorerie ni dépasser les délais. Le retard systématique érode les conditions obtenues auprès des fournisseurs et ouvre la voie aux intérêts moratoires.

Les délais de paiement ne sont pas immuables : ils doivent être négociés avec le fournisseur. On peut demander des délais plus longs en échange de volumes, de ponctualité dans les paiements ou d’un paiement à échéance fixe.

Un accord écrit sur les nouvelles conditions évite que l’allongement reste informel et inopposable. Il doit être inscrit dans l’échéancier avec la date convenue.

Échéances fiscales et sociales dans le plan de trésorerie

L’TVA doit figurer au calendrier : les montants dus sont payés dans les 60 jours suivant la fin de chaque trimestre. Les taux à gérer sont le taux normal de 8,1 %, le taux réduit de 2,6 % pour l’hébergement et le taux spécial de 3,8 % pour l’hôtellerie.

La déclaration TVA nécessite le fichier XML eCH-0217 pour le portail de l’AFC et le décompte avec les libellés du formulaire officiel. Les données proviennent des enregistrements du trimestre ou du semestre.

Les échéances cantonales de la déclaration APG/AVS varient : 30/04 au Tessin et à Zurich, 31/07 à Berne, 31/12 à Genève. Elles doivent être inscrites au calendrier avec les déclarations AVS trimestrielles.

Le plan de trésorerie hebdomadaire additionne les encaissements prévus et les sorties programmées — fournisseurs, TVA, AVS, impôts cantonaux — pour identifier les pics. Si un pic dépasse la liquidité disponible, on intervient à l’avance sur les encaissements, les délais ou le financement.