Digitale Zahlungen für KMU in der Schweiz: QR-Rechnung, TWINT und Kostenvergleich

Die QR-Rechnung ist heute Standard: Was das für ein Schweizer KMU bedeutet

Am 30. Juni 2020 landeten die ersten QR-Rechnungen in den Briefkästen und ersetzten die bisherigen Einzahlungsscheine. Sie sind am Swiss QR Code erkennbar, der alle notwendigen Informationen für eine einfache, automatische und effiziente Zahlung enthält. Die QR-Rechnung ist heute der Standard im Schweizer Zahlungsverkehr.

Die Umstellung wurde mit einem zweiten entscheidenden Schritt abgeschlossen. Seit dem 1. Oktober 2022 sind die roten und orangen Einzahlungsscheine in der ganzen Schweiz nicht mehr gültig. Mit ihnen veranlasste Zahlungen können nicht mehr bearbeitet werden, und die Scheine werden an den Absender zurückgesandt.

Wer noch eine Rechnung mit einem alten Einzahlungsschein erhält, muss beim Aussteller eine neue QR-Rechnung anfordern oder die Kontodaten und die Referenznummer manuell erfassen.

Für ein KMU hat die Änderung zwei Seiten. Auf der Ausstellerseite können Rechnungen vom Aussteller selbst erstellt und übermittelt werden, als PDF oder auf Papier. Auf der Empfängerseite unterstützt die QR-Rechnung die Fakturierung in Schweizer Franken und Euro. Sie fasst alle Zahlungsarten und Referenzen in einem einzigen QR-Code zusammen und digitalisiert die Daten.

Daraus resultieren eine höhere Effizienz bei der Zahlungsabwicklung und im Monitoring. Wer Daueraufträge oder Zahlungsmodelle basierend auf den alten Scheinen hat, muss diese prüfen und mit den Daten der QR-Rechnung neu einrichten.

Die QR-Rechnung erfordert keine dedizierte App: Bezahlt wird im E-Banking, im Mobile Banking, per Überweisungsauftrag oder am Schalter. TWINT hingegen funktioniert mit einer App auf dem Smartphone. Für ein KMU erweitert dies die Zielgruppe, die ohne App bezahlen kann.

Eine QR-Rechnung ausstellen: Generator, Buchhaltungssoftware oder eigener Druck

Die Wege zur Erstellung einer QR-Rechnung hängen vom Volumen und von der Organisation des Unternehmens ab. Man kann sie direkt bei der eigenen Bank bestellen, sofern diese den Service anbietet. Alternativ nutzt man eine spezielle Software oder einen von der Bank bereitgestellten Generator und druckt die Rechnungen dann selbst aus. Die QR-Rechnung kann auf weisses Papier gedruckt oder elektronisch als PDF-Datei versendet werden.

Nicht alle Banken bieten denselben Service an. Die Banca Cler beispielsweise bietet keine Bestellung physischer QR-Rechnungen an. Für QR-Rechnungen mit QR-Referenz empfiehlt sie eine Software, etwa das Buchhaltungsprogramm. QR-Rechnungen ohne QR-Referenz lassen sich dagegen einfach und schnell direkt im E-Banking erstellen.

Auf dem Markt gibt es auch verschiedene QR-Code-Generatoren; die Banca Cler verweist auf die Liste der von SIX empfohlenen Generatoren. Wenn QR-Rechnungen auf Papier benötigt werden und sich nicht selbst drucken lassen, ist perforiertes Papier an verschiedenen Verkaufsstellen erhältlich, während die meisten Druckereien einen Druckservice anbieten.

Die technischen Elemente des Codes bestimmen die benötigten Tools. Die QR-Referenz besteht aus 26 Ziffern und endet mit einer nach dem Modulo-10-Prinzip berechneten Prüfziffer; sie funktioniert nur zusammen mit einer QR-IBAN. Man kann eine unstrukturierte Mitteilung von maximal 140 Zeichen einfügen, beispielsweise für interne Notizen oder ergänzende Zahlungsdaten.

Die wichtigste praktische Unterscheidung bleibt die zwischen QR-Rechnung mit QR-Referenz, typischerweise generiert durch die Buchhaltungssoftware, und QR-Rechnung ohne Referenz, die besser für einfache Vorgänge geeignet ist und direkt im E-Banking erstellt wird.

Raiffeisen ermöglicht die Bestellung von QR-Rechnungen direkt in der Bank oder die Nutzung ihres QR-Generators; für Vereine empfiehlt sie ClubDesk. PostFinance bietet einen QR-Generator an, um Rechnungen in Franken und Euro selbstständig zu erstellen, zu drucken und zu versenden.

Wie Ihre Kunden zahlen und wie das Geld ins Unternehmen fliesst

Die Empfänger Ihrer Rechnungen können über die üblichen Kanäle bezahlen. Im E-Banking oder Mobile Banking scannen sie den QR-Code mit der App, prüfen die Daten und autorisieren die Zahlung. Sie können auch einen Überweisungsauftrag nutzen.

Oder sie bezahlen direkt am Bank- oder Postschalter. Die QR-Rechnung funktioniert wie ein Einzahlungsschein, mit Zahlungsteil und Quittung, und kann der Bank im Couvert zugesandt oder am Schalter vorgelegt werden.

Für das Unternehmen sind die Zahlungsdaten in einem QR-Code integriert und können automatisch verarbeitet werden. Für den Zahlungsempfänger liegen die Vorteile in der automatischen Erfassung der eingehenden Zahlungen und der transparenten Zuordnung der Debitoren. Hinzu kommen eine effizientere Abwicklung der Zahlungsprozesse sowie der flexible Versand und Empfang der Rechnungen.

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System nutzen, können Sie die Zahlungsvorlagen direkt mit den Daten der QR-Rechnung konfigurieren und die Zahlungen wie gewohnt über Ihr System abwickeln. Auch traditionelle Daueraufträge können mit der QR-Rechnung erfasst und ausgeführt werden: Nach dem Wegfall der alten Scheine ist es jedoch notwendig, deren Daten zu aktualisieren.

Von Schweizer KMU am häufigsten genutzte Inkassolösungen

Weniger Fehler, weniger manueller Aufwand: Die Vorteile auf der Administrationsseite

Die Standardisierung der Zahlungsdaten steht im Zentrum des operativen Vorteils. Die Datenqualität verbessert sich dank der Präzision und der Menge der Informationen, die in standardisierter Form erfasst werden. Die Zahlungsreferenzen sind vom Absender bis zum Empfänger vollautomatisiert.

Auf der Seite der Erfassung und Buchhaltung nehmen die manuellen Eingriffe ab. Daraus resultieren weniger Fehler bei der Erfassung sowie eine Einsparung von Zeit und Ressourcen. Für Rechnungsaussteller bedeutet dies eine vereinfachte Zahlungsabstimmung und weniger manuelle Arbeit. Zudem können alle Zahlungsinformationen elektronisch übermittelt werden.

Über die QR-Rechnung hinaus: eBill für alle, die Papier und E-Mails eliminieren wollen

eBill ist der nächste Schritt nach der QR-Rechnung. Mit eBill landet die Rechnung direkt im E-Banking, wo sie mit wenigen Klicks geprüft und freigegeben werden kann. Kein Papier, keine E-Mails und die Zahlungssituation stets unter Kontrolle. Für Rechnungsaussteller spart die Umstellung der Fakturierung auf eBill Zeit und reduziert manuellen Aufwand sowie Kosten.

Die QR-Rechnung bleibt eine Brücke zwischen der Papierwelt und der digitalen Welt. Sie unterstützt sowohl digitale Zahlungen als auch solche per Post oder am Postschalter. Sie ist daher die passendste Wahl, wenn ein Teil der Kundschaft weiterhin papierbasiert oder am Schalter zahlt oder wenn das Rechnungsvolumen eine Prozessänderung nicht rechtfertigt.

eBill lohnt sich hingegen, wenn Ihre Kunden bereits daran gewöhnt sind, Zahlungen im E-Banking zu tätigen, und Sie den Druck, den Versand und die Verwaltung von Rechnungen per E-Mail vollständig eliminieren möchten. Die beiden Lösungen schliessen sich nicht aus: eBill ist ein weiterer Schritt gegenüber der QR-Rechnung und kann auch zu einem späteren Zeitpunkt evaluiert werden.

Bereits 2020 wies der Bund darauf hin, dass eBill bis Ende desselben Jahres von allen Banken angeboten würde. Für KMU, die Papier und E-Mails eliminieren wollen, ist es der nächste Schritt nach der QR-Rechnung.

TWINT im Unternehmen: Bezahlen und Kassieren mit dem Smartphone

TWINT ist als Zahlungsmittel mit dem Smartphone an der Kasse, in Online-Shops und in anderen Verkaufskontexten weit verbreitet. Für ein KMU stellt sich die Frage doppelt: Wie bezahlt man Betriebsausgaben und wie kassiert man bei Kunden?

Im ersten Bereich, also für die Bezahlung von Betriebsausgaben mit TWINT, muss bei der eigenen Bank geprüft werden, welche Zahlungsmethoden zugelassen sind.

Im zweiten Bereich, also für das Kassieren via TWINT, sollte man sich bei der eigenen Bank über die verfügbaren Lösungen für das Geschäftskonto informieren.

Für Händler beträgt die TWINT-Gebühr normalerweise 1,3 % des Transaktionsbetrags für kleine Geschäfte mit Direktvertrag. Grosshändler zahlen laut einer Studie der Swiss Retail Federation deutlich niedrigere Gebühren.

Jens Plath, Vorstandsmitglied von Twint, nennt eine Schwelle von 20–25 Franken: Unter diesem Betrag ist die Gebühr von 1,3 % günstiger als die fixen Kosten von knapp unter 30 Rappen bei Debitkarten. Kreditkarten können bei 2–3 % liegen.

Bei der direkten Registrierung über twint.ch verursacht der QR-Aufkleber für Gewerbetreibende keine monatlichen Fixkosten oder Mietgebühren: Es wird nur 1,3 % pro Transaktion bezahlt, ohne Mindestgebühr. Laut einem aktualisierten Leitfaden von Payrexx aus dem Jahr 2026 hat TWINT über 6 Millionen aktive Nutzer, und rund 77 % der physischen Verkaufsstellen in der Schweiz akzeptieren es.

Mikael Huber, Leiter Finanzen und Steuern beim Schweizerischen Gewerbeverband, hält die Gebühr von 1,3 % für zu hoch und weist darauf hin, dass mehrere Händler auf das Angebot von TWINT verzichten. Der Landwirt Ruedi Brugger zahlt 1,3 % und schätzt, dass 20 % des Umsatzes auf dem Winterthurer Markt über TWINT abgewickelt werden.

Der Bäcker Ernst Bertschi lehnt TWINT ab und müsste den Brotpreis um 10 Rappen erhöhen. Laut einem Artikel der RSI aus dem Jahr 2023 hatte TWINT die Marke von 5 Millionen Nutzern überschritten, was mehr als der Hälfte der Schweizer Bevölkerung entspricht, bei 386'000 Transaktionen.

Welche Kostenpunkte vor der Entscheidung verglichen werden sollten

Die Kosten einer Fakturierungs- und Inkassolösung hängen nicht von einem einzelnen Tarif ab, sondern von einer Kombination von Faktoren. Der erste ist die Art der Ausstellung: Bank-Generator, Buchhaltungssoftware, eigener Druck auf weisses Papier oder der Rückgriff auf eine Druckerei verursachen unterschiedliche Aufwände für interne Arbeit und Material.

Es ist auch zu berücksichtigen, ob der Generator kostenlos ist, im Bankpaket enthalten oder an ein Abonnement gebunden ist.

Der zweite Faktor sind die Kosten der Buchhaltungssoftware oder des ERP-Systems, das oft bereits im Unternehmen vorhanden ist. Entscheidend ist, ob sie konforme Codes erzeugt und ob sie die Konfiguration von Zahlungsvorlagen unter Verwendung der QR-Rechnungsdaten ohne zusätzliche Anschaffungen erlaubt.

Der dritte ist der manuelle Arbeitsaufwand, der bei der Abstimmung verbleibt. Wenn Zahlungen automatisch erfasst und zugeordnet werden, sinken die versteckten Personalkosten; bleibt der Prozess manuell, steigen sie.

Der vierte Faktor ist der vom Kunde gewählte Kanal: Papier-QR-Rechnung, PDF-QR-Rechnung, eBill oder andere digitale Tools haben unterschiedliche Auswirkungen auf die interne Verarbeitung und auf die Notwendigkeit von Mahnungen und Prüfungen.

Der fünfte ist der Übergang zu eBill oder anderen digitalen Tools. Dies kann Papier, Versand und E-Mail-Verwaltung reduzieren, erfordert aber eine Integration in bestehende Systeme und eine Anpassung der Prozesse.

Für TWINT zahlt der kleine Händler normalerweise 1,3 % pro Transaktion; grosse Händler haben deutlich niedrigere Gebühren. Die Debitkarte hat fixe Kosten von unter 30 Rappen pro Transaktion, während die Kreditkarte bei 2–3 % liegen kann.

Laut Twint ist die Gebühr von 1,3 % für die meisten kleinen Händler günstig, da die Zahlungen oft unter 20–25 Franken liegen. Jens Plath, Vorstandsmitglied von Twint, rät zu sorgfältiger Berechnung.

Der TWINT-QR-Aufkleber verursacht keine monatlichen Fixkosten oder Mietgebühren: Es wird nur die Transaktionsgebühr bezahlt, ohne Minimum. Für die QR-Rechnung hängen die Betriebskosten vom Generator, der Buchhaltungssoftware und dem Druck ab.

Die Swiss Retail Federation hat bei der WEKO Beschwerde eingereicht mit der Begründung, dass kleine Händler doppelt so hohe Gebühren zahlen wie grosse. Die Studie wurde vom Verband erstellt.

Checkliste für Ihr KMU: Wo Sie anfangen sollten

Beginnen Sie mit der Überprüfung der aktuellen Situation. Prüfen Sie im E-Banking Daueraufträge und Zahlungsvorlagen. Solche, die auf den alten roten oder orangen Einzahlungsscheinen basieren, sind nicht mehr bearbeitbar: Sie müssen gelöscht und gemäss den Daten der QR-Rechnung neu eingerichtet werden.

Wenn einige Daueraufträge in Ihrem E-Banking nicht sichtbar sind, bitten Sie Ihren Bankberater, diese zu ändern.

Gehen Sie zur Ausstellerseite über. Stellen Sie sicher, dass die Fakturierungs- oder Buchhaltungssoftware konforme Codes erzeugt und dass die Zahlungsvorlagen korrekt unter Befolgung der QR-Rechnungsdaten konfiguriert sind. Evaluieren Sie falls nötig einen Bank-Generator oder eine spezielle Software und beachten Sie dabei den Unterschied zwischen QR-Rechnungen mit und ohne Referenz.

Informieren Sie Ihre Kunden über die akzeptierten Zahlungskanäle und darüber, wie der Code gelesen wird.

Prüfen Sie die Aktivierung von eBill, wenn Sie Papier und E-Mails eliminieren und den manuellen Aufwand reduzieren möchten. Legen Sie fest, welche zusätzlichen digitalen Tools integriert werden sollen, zum Beispiel TWINT oder zukünftige Lösungen für wiederkehrende Rechnungen.

Legen Sie fest, wer im Unternehmen für die Aktualisierung der Zahlungsdaten verantwortlich ist und in welchem Turnus Sie Daueraufträge und Vorlagen prüfen.

Prüfen Sie die auf Ihr Profil angewendete TWINT-Gebühr: 1,3 % für kleine Händler, weniger für grosse. Fragen Sie nach, ob ein Direktvertrag oder einer über einen PSP besteht.

Vergleichen Sie die Kosten pro Transaktion mit den fixen Kosten der Debitkarten (unter 30 Rappen) und den 2–3 % der Kreditkarten. Wenn Sie TWINT akzeptieren, evaluieren Sie den QR-Aufkleber ohne monatliche Gebühr.

Prüfen Sie für die QR-Rechnung, ob Ihre Software konforme Codes erzeugt und ob der Bank-Generator im Paket enthalten ist. Evaluieren Sie auch die Liste der von SIX AG empfohlenen Generatoren.

Schlüsselschritte für die Einführung der QR-Rechnung im KMU