Digitale Zahlungen für KMU in der Schweiz: QR-Rechnung, TWINT und Kostenvergleich

Der Einzahlungsschein ist verschwunden: Was in einem Schweizer KMU noch zu regeln ist

Die roten und orangen Einzahlungsscheine existieren nicht mehr: Seit dem 1. Oktober 2022 können in der ganzen Schweiz Zahlungen, die mit diesen Scheinen eingerichtet wurden, nicht mehr bearbeitet werden (Banca Cler). Die QR-Rechnung kam früher: Die ersten wurden am 30. Juni 2020 ausgeliefert, wie das KMU-Portal des Bundes erinnert. Es handelt sich also nicht um ein Projekt, das bewertet werden muss, sondern um einen Standard, der seit Jahren im Einsatz ist.

Für ein KMU ändert sich die Fragestellung. Es geht nicht mehr darum zu wählen, «welche Zahlungsmethode hinzugefügt werden soll», sondern drei konkrete Fragen anzugehen: früher kassieren, fehlerfrei abstimmen und die Marge nicht durch Gebühren erodieren lassen.

Die folgenden Abschnitte sind keine Funktionsliste. Sie sind ein Vergleich der Gesamtkosten – Ausstellung, Transaktion, Ausfallrisiko, Abstimmung, Vertragsaustritt – basierend auf den wenigen verfügbaren öffentlichen Zahlen und einer präzisen Liste von Fragen, die dem Anbieter vor der Unterzeichnung gestellt werden müssen.

Schlüsseldaten zur Verbreitung und Nutzung digitaler Zahlungen in der Schweiz

QR-Rechnung: Der Code ist der einfache Teil, der Rest ist Buchhaltung

Die QR-Rechnung ist am Swiss QR Code erkennbar, der alle notwendigen Informationen für eine einfache, automatische und effiziente Zahlung enthält. Gemäss dem KMU-Portal des Bundes sind die Hauptvorteile: Fakturierung in CHF und EUR, ein einziger QR-Code für alle Zahlungsarten und Referenzen, Digitalisierung der Daten und vollständig automatisierte Zahlungsreferenzen vom Absender zum Empfänger.

Strukturell besteht die QR-Rechnung aus einem Zahlungsteil und einer Quittung; sie kann auf verschiedene Weise bezahlt werden: per Mobile Banking durch Scannen des Codes, per E-Banking, an der Post am Schalter oder über ein ERP-System, das den Zahlungsauftrag generiert. Je nach Art der Referenz kann die Rechnung mit oder ohne QR-Referenz ausgestellt werden.

Der Aussteller erstellt die Rechnung selbstständig. Banca Cler stellt dies klar: Im Gegensatz zu den Einzahlungsscheinen können QR-Rechnungen vom Aussteller selbst erstellt und gedruckt oder elektronisch als PDF versendet werden. Die Bank bietet keinen Service mehr für die Bestellung physischer QR-Rechnungen an.

In der Praxis wird auf Buchhaltungssoftware zurückgegriffen (empfohlen für Rechnungen mit QR-Referenz), auf E-Banking für QR-Rechnungen ohne QR-Referenz oder auf einen der von SIX empfohlenen Generatoren. Die Liste ist auf paymentstandards.ch veröffentlicht. Wer QR-Rechnungen auf Papier benötigt, kann diese auf Lochkartenpapier drucken, das an verschiedenen Verkaufsstellen erhältlich ist, oder sich an eine Druckerei wenden.

Das häufigste Missverständnis muss ausgeräumt werden: Die QR-Rechnung ist eine Rechnung mit einem Code, keine strukturierte elektronische Rechnung. Wer möchte, dass die Daten bereits von den Systemen lesbar sind, ohne manuelle Neuetippung, muss sich andere Instrumente ansehen – zum Beispiel eBill oder die empfohlenen XML-Formate –, ohne die beiden Ebenen zu verwechseln.

Was kostet die Ausstellung einer QR-Rechnung (und warum der teuerste Posten nicht die Bank ist)

Im von digitalmembers beschriebenen Fall, der Mitgliedsbeiträge verwaltet, sind QR-Rechnung und Banküberweisung kostenlos, während TWINT und Kreditkarte über den Zahlungsanbieter abgewickelt werden. Als Marktreferenz für die Ausstellung gibt der BNPL-Vergleich von Payrexx CHF 0,50 für eine QR-Rechnung an, präzisiert jedoch, dass dieser Preis die Übernahme des Ausfallrisikos nicht beinhaltet.

Diese CHF 0,50 decken kaum etwas der realen Arbeit ab. Nicht enthalten sind: Rechnungsstellungssoftware, Druck oder Versand des PDFs, Lochkartenpapier und eventueller Druck in der Druckerei, manueller Aufwand, wenn die Daten nicht bereits strukturiert vorliegen, Abstimmung im E-Banking und Mahnwesen. Dies sind Posten, die in jedem Bankangebot fehlen, aber jeden Monat Stunden verbrauchen.

Im Vergleich zum alten Einzahlungsschein sind einige Einsparungen real: Druck auf weisses Papier und Ende der Bestellung physischer Formulare. Andere sind nur scheinbar: Wenn die Rechnungen manuell aus einem PDF oder einem gescannten Blatt rekonstruiert werden, bleibt die Neuetippung im Haus.

Die praktische Regel ist einfach: Bevor Angebote verglichen werden, zählen Sie die Stunden derjenigen, die ausstellen, abstimmen und mahnen. Dies ist der Posten, der entscheidet, ob die QR-Rechnung wenig oder viel kostet.

TWINT: Nützlich am Tresen, weniger nützlich am Schreibtisch

TWINT ermöglicht es, mit dem Smartphone zu bezahlen an der Supermarktkasse, in Online-Shops und an Verkaufsstellen. Es ist stark dort, wo die Zahlungsentscheidung sofort fällt – Laden, Restaurant, öffentliche Dienstleistungen, E-Commerce –, während es weniger geeignet ist für B2B-Rechnungen mit vereinbarten Zahlungszielen.

Um es zu akzeptieren: Ein statischer QR-Code am Verkaufspunkt, eine E-Commerce-Integration über einen Payment Service Provider (PSP) oder ein Zahlungslink, der an den Kunden gesendet wird. Im Gegensatz zur QR-Rechnung wird ein PSP benötigt, das Bankkonto allein reicht nicht: digitalmembers arbeitet beispielsweise mit dem Schweizer Anbieter Payrexx für TWINT und Kreditkarte zusammen. Auch das Gegenteil gilt: Die QR-Rechnung kann auch mit TWINT bezahlt werden.

Bei den Kosten müssen zwei Ebenen unterschieden werden. Die Akzeptanzbedingungen für TWINT (Transaktionsgebühr, Gutschrift, eventuelle Fixkosten) hängen vom Vertrag mit dem PSP ab und müssen schriftlich angefordert werden. TWINT Pay later ist hingegen ein separates Produkt vom Typ Buy Now Pay Later: Laut Payrexx kostet es CHF 2,48 pro Transaktion. Es ist keine Alternative zur QR-Rechnung, da das Ausfallrisiko von Dritten übernommen wird.

Reale Kosten vergleichen: Sechs Zeilen, die mehr zählen als der Prozentsatz

Ein nützliches Raster für ein Schweizer KMU hat sechs Zeilen, nicht zwanzig. Die Posten sind: (1) Transaktionsgebühr, in Prozent und mit eventuellem Minimum; (2) Fixkosten – Setup, monatliche Gebühr, Terminal, Integration im Shop oder im ERP. Dann: (3) wer das Ausfallrisiko übernimmt; (4) Gutschriftszeit auf dem Konto; (5) Aufwand für die Abstimmung mit der Buchhaltung; (6) Vertragsdauer und Austrittsbedingungen.

Bei den verfügbaren öffentlichen Zahlen ist die Marge eng: Die QR-Rechnung ist mit CHF 0,50 angegeben und TWINT Pay later mit CHF 2,48 pro Transaktion (Payrexx). Die Differenz beträgt etwa CHF 2,00–2,20 pro Transaktion: Dies ist der wahre Aufmerksamkeitspunkt für einen Händler, der viele Bestellungen mit kleinen Beträgen verkauft. Die Prozentsätze für Karten und Wallets variieren dagegen von Vertrag zu Vertrag und sollten nicht aus einer generischen Tabelle abgeleitet werden: Sie müssen beim eigenen PSP angefragt werden.

Ein Beispiel macht den Vergleich greifbar. Bei einer Bestellung von CHF 200, die per QR-Rechnung bezahlt wird, liegt die Marktreferenz bei CHF 0,50 und das Ausfallrisiko bleibt beim Händler, der den Kunden auch mahnen muss.

Bei derselben Bestellung liegt eine Fernzahlung mit Wallet, die die Risikoübernahme beinhaltet, in der Grössenordnung der für TWINT Pay later angegebenen CHF 2,48. Bei einer einzigen Bestellung scheint die Differenz modest; bei hundert Bestellungen pro Monat verwandelt sie sich in einen Margenposten.

Der Prozentsatz allein sagt nichts aus. Viel wichtiger ist Zeile 5: Wie viele Stunden Abstimmung kostet diese Methode jeden Monat und wie viele Zuordnungsfehler erzeugt sie.

Vergleich der realen Kosten zwischen QR-Rechnung, TWINT und BNPL in der Schweiz

Pay later und Kauf auf Rechnung: Jemand übernimmt das Risiko und lässt sich dafür bezahlen

Selbst auf 30 Tage zu verkaufen bedeutet, den Kunden zu finanzieren und das Risiko zu übernehmen: Bonität zu prüfen, Forderungen zu verfolgen, Uneinbringlichkeiten abzuschreiben. Die Unterstützung durch einen BNPL-Anbieter ändert die Struktur: Wie der Payrexx-Vergleich erklärt, übernehmen BNPL-Anbieter die Bonitätsprüfung und das Ausfallrisiko für den Händler vollständig.

In der Schweiz gibt es drei Modelle. Das erste: Kauf auf Rechnung mit Risikoübernahme, Zahlungsziel von 14 oder 30 Tagen (Beispiele: Klarna Rechnung, CembraPay, POWERPAY, Ideal Payment). Das zweite: Ratenzahlung, typischerweise 3, 6 oder 12 Raten, oft zinslos für den Käufer (Klarna Raten, CembraPay). Das dritte: Pay later via Wallet, wozu TWINT Pay later gehört.

Dieselbe Quelle schätzt den Schweizer BNPL-Markt für 2026 auf etwa USD 2,89 Milliarden.

Die Kosten pro Transaktion werden mit hohen Tickets, neuer oder ausländischer Kundschaft und Warenkörben gerechtfertigt, bei denen der Übergang vom Ansehen zum Kauf von der angebotenen Zahlungsmethode abhängt. Es lohnt sich hingegen, bei der intern verwalteten QR-Rechnung zu bleiben mit Stammkunden, moderaten Beträgen, guter Zahlungsdisziplin und einer Kasse, die standhält für die 30 Tage.

Das Kriterium ist nicht «BNPL ist modern», sondern: Wie viel Marge bleibt auf der einzelnen Bestellung nach CHF 2,48 und wie viele Stunden Mahnverwaltung erspart es mir wirklich.

GwG, FINMA und MWST: Die Fragen, die vor dem Angebot kommen

Auf der Front der Geldwäscherei ist der praktische Fall, der viele Vereinsrealitäten betrifft, der von digitalmembers angesprochene. Jeder Verein muss ein eigenes Abonnement beim PSP haben, damit das Geld direkt beim Verein ankommt. Die Weiterleitung von Geld Dritter würde als Finanzintermediation im Sinne von Art. 2 Abs. 3 des Geldwäschereigesetzes (GwG) gelten.

Wer für Dritte kassiert, muss daher im Voraus klären, ob er eine dem GwG unterstehende Tätigkeit ausübt. Die Überprüfung des eigenen Status erfolgt mit dem Treuhänder, nicht mit dem Zahlungsanbieter.

Auf der steuerlichen und buchhalterischen Front sind vier Fragen wiederkehrend. Welche Inhalte muss die Rechnung haben, um gültig zu sein? Wie sind die von der Bank oder dem PSP belasteten Gebühren mwst-technisch zu behandeln? Wie lange sind Rechnungen und Belege nach schweizerischem Rechnungslegungs- und Steuerrecht aufzubewahren? Und wie ist für die Aufbewahrung eine QR-Rechnung von einer strukturierten elektronischen Rechnung zu unterscheiden?

Die ersten drei hängen von der Rechtsform und dem MWST-Regime des Unternehmens ab und müssen vom Treuhänder bestätigt werden.

Die vierte ist die am meisten unterschätzte. Eine gedruckte oder als PDF versandte QR-Rechnung ist ein Papierdokument oder ein Bild, keine strukturierte Datenmenge. Wenn in Zukunft Rechnungen strukturiert aufbewahrt und durchsucht werden müssen, muss die Wahl jetzt getroffen werden, nicht wenn das Archiv bereits voll ist.

Operative Empfehlung: Bevor der Vertrag mit einem PSP unterzeichnet wird, bringen Sie dem Treuhänder drei Dokumente – Angebot, Allgemeine Geschäftsbedingungen und Beschreibung der Geldflüsse. Dies ist der kostengünstigste Weg, ein Compliance-Problem zu entdecken.

In einer Woche wählen: Weg nach Profil, nicht nach Produkt

Handwerker mit wenigen Stammkunden: Die Basis ist die vom Buchhaltungsprogramm erstellte QR-Rechnung, Versand per PDF. Die Transaktionskosten der QR-Rechnung sind zu prüfen; Risiko und Mahnungen bleiben im Haus. TWINT nur hinzufügen, wenn auch am Tresen kassiert wird.

Berufsstudio mit B2B-Rechnungen: QR-Rechnung als Standard, mit bereits im ERP strukturierten Daten und Augenmerk auf automatische Abstimmung. Pay later ist bei bekannter Kundschaft und vereinbarten Zielen selten gerechtfertigt.

Laden oder Restaurant mit Zahlungen am Tresen: Hier sind TWINT und Karten die Norm, während die QR-Rechnung für nachträgliche Rechnungen bleibt. Die Schlüsselfrage werden die prozentualen Transaktionskosten und die Gutschriftszeit, nicht die Ausstellung.

Webshop mit Privatkundschaft: Minimalkombination aus QR-Rechnung oder Fernzahlung, plus eine Option, die das Risiko für neue Warenkörbe übernimmt. BNPL sollte nur beibehalten werden, wenn Ticket und Conversion es amortisieren.

Verein mit Beiträgen und Kursen: Basis QR-Rechnung und Überweisung; für diejenigen, die per Smartphone zahlen, TWINT und Karte via PSP.

Wie testen: Nur ein Probemonat bei einem Teil der Kunden, ohne alles umzustürzen. Die danach zu beobachtenden KPIs sind vier – durchschnittliche Inkassotage, Anteil der innerhalb von 30 Tagen bezahlten Rechnungen, effektive Kosten pro Transaktion (inklusive Arbeitsstunden) und monatliche Abstimmungszeit.

Wenn nach dem Pilotprojekt die Inkassotage nicht sinken und die Abstimmung sich nicht erleichtert, ist die zusätzliche Methode nur ein Zusatzkostenpunkt. Die Wahl muss überarbeitet werden, wenn sich das Bestellvolumen, das durchschnittliche Ticket oder die Zusammensetzung der Kundschaft ändern.

B2B-Zahlungsmodelle in der Schweiz: Vorteile und Anwendungskontexte

Operatives Verfahren für die Einführung der QR-Rechnung in einem Schweizer KMU