Digitale Zahlungen für KMU in der Schweiz: QR-Rechnung, TWINT und Kostenvergleich

Zusammenfassung: So wählen Sie den richtigen Weg zwischen QR, TWINT und PSP

Für ein Schweizer KMU lautet die richtige Frage nicht «Welcher Anbieter ist der beste?», sondern «Über welchen Kanal fliessen meine Einnahmen wirklich?». In der Praxis genügen fast immer drei Kanäle: Die QR-Rechnung für Rechnungssteller (B2B und B2C), TWINT für den Verkauf vor Ort und ein Online-Checkout für den Webshop.

Die Priorität hängt davon ab, wie Sie heute kassieren. Wenn Sie hauptsächlich mit Rechnungen arbeiten, starten Sie mit der QR-Rechnung: Sie bleibt eine Überweisung und erfordert keinen Acquiring-Vertrag. Wenn Sie persönlich kassieren, ist der erste Schritt der TWINT-QR-Aufkleber.

Wenn Sie online verkaufen, müssen Sie einen Payment Service Provider (PSP) wählen. Dabei gilt es zu klären, ob ein separater Acquiring-Vertrag nötig ist oder ob der Anbieter als Payment Facilitator auftritt.

Die These ist einfach: Die Kassierungskosten lassen sich nicht einfach aus der Preisliste ablesen. Der beworbene Prozentsatz ist nur ein Baustein. Entscheidend sind die effektiven Kosten pro Kassierungsvorgang, also Prozentsatz, fixe Transaktionsgebühren, Monatsgebühren, Setup-Kosten, Chargebacks und Integrationsaufwand, ins Verhältnis zur realen Anzahl der Kassierungen gesetzt. Bei kleinen Beträgen und vielen Transaktionen wiegt eine fixe Gebühr schwerer als ein hoher Prozentsatz; bei wenigen Rechnungen mit hohem Betrag ist es umgekehrt.

Bevor Sie unterschreiben, lassen Sie sich von zwei oder drei Anbietern dasselbe Angebot erstellen, berechnet auf demselben Volumen und derselben Anzahl Transaktionen. Nur so ist der Vergleich sinnvoll.

QR-Rechnung: Der Schweizer Standard für E-Banking und Apps

Die QR-Rechnung ist in erster Linie ein Rechnungsformat, kein Zahlungssystem. Das Geld kommt per Überweisung: Es ändert sich die Art, wie die Zahlungsinformationen an den Kunden übermittelt werden, nicht die Natur der Kassierung. Auf der Rechnung befindet sich ein QR-Code mit den notwendigen Zahlungsdaten; der Kunde scannt diesen und der Vorgang ist in wenigen Sekunden abgeschlossen.

Bezahlt wird über E-Banking oder eine Banking-App und in der Schweiz auch über die TWINT-App. Genau das macht die QR-Rechnung so übergreifend: Dasselbe Dokument wird sowohl von Nutzern des klassischen E-Bankings als auch von denen, die alles per Smartphone bezahlen, beglichen.

Für Rechnungssteller liegt die zentrale Wahl zwischen zwei Konfigurationen: Ein QR-IBAN mit Referenznummer oder ein gewöhnlicher IBAN mit Mitteilungstext. Bei vielen Rechnungen ermöglicht erstere die automatische Abstimmung: Die Software markiert die Rechnung bei Eingang der Zahlung als bezahlt, ohne dass jemand die Kontoauszüge manuell abgleichen muss.

Die QR-Rechnung ersetzt die Einzahlungsschein ES: Wer noch das alte Modul nutzt, muss Druck, PDF und Kassierungsflüsse anpassen. Es handelt sich nicht um eine grafische Option, sondern um eine strukturelle Änderung.

Fehler, die den Code unscannbar machen, liegen fast immer in der Produktion, nicht im Format: Skalierter oder resampelter Code, zu niedrige Auflösung im PDF, unzureichender Kontrast, zu schmaler weisser Rand um den Code, Druck auf farbigem oder gestrichenem Papier, Falten, die durch den Code laufen, oder überlappende Stempel und Schriftzüge. Bevor Sie den ersten Stapel Rechnungen versenden, sollten Sie den Code mit mehreren Apps und auf anderem Papier als dem üblichen testen.

TWINT: Die realen Kosten, vom QR-Aufkleber bis zur Online-Integration

TWINT hat im Basisbereich ein klares Preismodell: Mit dem TWINT-Aufkleber mit QR-Code beträgt die Kommission 1,3 % des Transaktionsbetrags, ohne Mindestgebühr und ohne fixe Transaktionsgebühr. Diese Struktur begünstigt diejenigen, die viele kleine Beträge kassieren: Ohne fixen Anteil wird auch der Bon über wenige Franken nicht unwirtschaftlich.

Das Bild ändert sich mit einem Technologiepartner. Im Vereinskontext ist die Integration von TWINT in ClubDesk kostenlos und seit 2021 für alle Schweizer Clubs verfügbar.

RaiseNow, ein Technologiepartner von TWINT, wendet jedoch eine Kommission nur auf ausgeführte Zahlungen an: von 1,3 % bis 2,5 %. Dasselbe Zahlungsmittel kann also je nachdem, wer sich zwischen Sie und TWINT schaltet, fast doppelt so viel kosten.

Unterscheiden Sie mindestens vier Anwendungsfälle, da das Kostenprofil nicht dasselbe ist. An der Theke, am Kiosk oder an einem Fest wird ein gedruckter QR-Code verwendet: Man kassiert sofort, ohne Integration.

Für Mitgliedsbeiträge und Spenden wird ein auf einer Plattform erstellter QR-Code genutzt, der oft mit der Buchhaltung verknüpft ist. Der Zahler kann neben dem Betrag auch seinen Namen angeben, und der buchhalterische Datensatz wird automatisch generiert.

Im E-Commerce-Checkout kommt TWINT über einen PSP zusammen mit anderen Zahlungsmethoden zum Einsatz. Für Rechnungen schliesslich können QR-Rechnungen über E-Banking oder mit einer TWINT-App bezahlt werden, und die Software kann die entsprechende Rechnung automatisch als bezahlt markieren.

Wann lohnt es sich im Vergleich zur Karte? Das praktische Kriterium ist die Höhe des Bons und die Häufigkeit der Kassierungen: Wo der fixe Anteil pro Transaktion ins Gewicht fällt, ist eine Struktur wie die des TWINT-Aufklebers im Vorteil. Wenn Sie hingegen online verkaufen und mehrere Zahlungsmethoden benötigen, verlagert sich der Vergleich auf den Vertrag mit dem PSP und das eventuelle Acquiring, nicht auf die einzelne Methode.

Die Kostenmatrix: Was man neben dem Prozentsatz vergleichen muss

Verlangen Sie ein Angebot, bei dem der Posten «Kommissionen» aufgeschlüsselt ist. Listen Sie den Prozentsatz pro Transaktion, eventuelle fixe Kosten pro Transaktion, monatliche oder jährliche Gebühren, Setup, Chargebacks, Integration oder Entwicklung, Währungsumrechnung für ausländische Zahlungen, Gutschriftszeiten und Ausstiegsbedingungen auf.

Ein niedriger Prozentsatz mit Grundgebühr und fixen Kosten kann teurer sein als ein höherer, aber linearer Prozentsatz.

Die Formel ist immer dieselbe, über zwölf Monate: Jahreskosten ≈ (Prozentsatz × kassiertes Volumen) + (fixe Kosten × Anzahl Transaktionen) + (monatliche Gebühr × 12) + einmalige Kosten. Wenn ein Anbieter Ihnen nicht alle Terme liefert, ist ein Vergleich unmöglich: Verlangen Sie Zahlen, keine Broschüren.

Ein Beispiel zeigt die Grössenordnung. Bei 100'000 CHF an Einnahmen, verteilt auf 1'000 Transaktionen – das Szenario, das in Vergleichen zwischen Schweizer PSPs verwendet wird, mit einem durchschnittlichen Bon von 100 CHF – entspricht eine Kommission von 1,3 % 1'300 CHF pro Jahr, eine von 2,5 % entspricht 2'500 CHF. Differenz: 1'200 CHF, bei identischem Volumen.

Achtung: Die beiden Werte sind keine universellen Tarife. Der erste ist die Kommission des TWINT-Aufklebers. Der zweite ist das Obergrenze der Spanne, die RaiseNow als Technologiepartner im Vereinskontext anwendet. Hier dienen sie dazu, die Wirkung des Prozentsatzes zu zeigen, nicht um Ihren Vertrag zu bepreisen.

PSP, Acquirer und Payment Facilitator: Wer stellt Ihnen was in Rechnung?

Um Zahlungen in einem Online-Shop entgegenzunehmen, sind grundsätzlich zwei separate Vertragsverhältnisse nötig. Der Akzeptanzvertrag oder Acquiring-Vertrag wird mit einem Acquirer geschlossen. Die Acquiring-Bank ist das Institut, das Kartenzahlungen im Namen des Händlers abwickelt. Der Vertrag regelt die Akzeptanz, Tarife, Sicherheitsanforderungen und Chargeback-Prozesse.

Der Processing-Vertrag wird mit einem Payment Service Provider (PSP) geschlossen. Er betrifft die technische Anbindung zwischen Shop, PSP und Banken. Dieser Vertrag bietet Ihnen Mastercard, TWINT, PostFinance, Apple Pay und andere Methoden, E-Commerce-Tools und Sicherheitsstandards.

Dann gibt es noch eine dritte Figur, den Payment Facilitator (oder Collecting PSP). Er steht in direktem Kontakt mit dem Händler, verwaltet das Konto beim Acquirer und kann den Akzeptanzvertrag im Namen des Acquirers unterzeichnen.

Für ein KMU kann die praktische Konsequenz sein, dass weniger direkte Beziehungen verwaltet werden müssen. Der Payment Facilitator steht in direktem Kontakt mit dem Händler, verwaltet das Konto beim Acquirer und kann den Akzeptanzvertrag im Namen des Acquirers unterzeichnen.

Praktisch gesehen ist bei der Gegenüberstellung zweier Angebote die erste Frage: Wie viele Verträge unterschreibe ich und mit wem? Und wer übernimmt das Risiko im Falle von Chargebacks?

Auf dem Schweizer Markt wird der Vergleich der neun wichtigsten Anbieter für Online-Shops von Payrexx veröffentlicht. Die Liste umfasst Datatrans von Planet, PayPal, Payrexx, PostFinance, Stripe, Wallee, Worldline, saldiaPay und zahls.ch. Payrexx ist selbst einer der aufgeführten Anbieter: Es ist ein nützlicher Ausgangspunkt, muss aber unter Kenntnis der Urheberschaft gelesen werden.

Die Variablen, die Anbieter wirklich unterscheiden, sind nicht die Logos. Es sind die Gutschriftszeiten, das Management von Chargebacks und Retouren, die Qualität der Exporte in die Buchhaltung und die Klarheit der Ausstiegsbedingungen.

Elektronische Rechnungsstellung, MwSt. und Archivierung: Die bleibenden Pflichten

Der Vergleich der Kommissionen droht, alles zu verdecken, was rund um die Kassierung liegt. Das erste Element ist die Mehrwertsteuer: Der normale Satz in der Schweiz beträgt 8,1 %, und die vom Anbieter einbehaltene Kommission ist eine Kostenkomponente, die in die Margenkalkulation eingeht. Prüfen Sie, ob der Anbieter Ihnen die Schweizer Mehrwertsteuer in Rechnung stellt, mit welcher Periodizität und mit welchem Dokument, denn davon hängt ab, wie Sie die Kosten in der Buchhaltung erfassen.

Das zweite Element ist die Aufbewahrung. Wenn die Kassierung in einem Portal lebt, auf das Sie nach der Kündigung keinen Zugriff mehr haben, ist das Archiv gefährdet: Fragen Sie von Anfang an, wie Sie den Transaktionsverlauf exportieren können und in welchem Format.

Das dritte Element ist der Datenschutz. Klären Sie, wie die Kundendaten behandelt werden, wenn sie an einen Zahlungsanbieter weitergegeben werden, insbesondere wenn sich Server oder Konzerngesellschaften im Ausland befinden. Dies ist eine Materie, die vor der Aktivierung der Integration geklärt werden muss, nicht danach.

Schliesslich ist die Wahl des Kassierungssystems nicht trennbar von der Wahl der Rechnungssoftware. Die QR-Rechnung entfaltet ihren Wert nur, wenn die Software die Eingänge automatisch abstimmt und Rechnungen als bezahlt markiert; die Integration mit der Buchhaltung verwandelt eine Kommission in einen Prozess. Wenn Sie die Rechnungssoftware noch wählen müssen, tun Sie dies gemeinsam mit der Wahl des Kassierungskanals.

Vier typische Profile: Arztpraxis, Handwerk B2B, Laden, Verein

Arztpraxis oder Freiberufler. Wenige Rechnungen, mittlere bis hohe Beträge, Kunden zahlen per E-Banking oder App. Der Hauptkanal ist die QR-Rechnung mit QR-IBAN und Referenznummer; TWINT dient vor allem für kleine Beträge an der Theke. Die Priorität liegt nicht darin, bei der Kommission zu sparen, sondern in der automatischen Abstimmung und der Reduzierung der Mahnungen.

Handwerk und B2B. QR-Rechnungen über hohe Beträge und wenige Transaktionen. Hier wirkt sich der Prozentsatz auf ein nicht fragmentiertes Volumen aus, und der fixe Anteil pro Transaktion ist nahezu irrelevant. Die Annahme von Karten oder TWINT ist nur sinnvoll, wenn der Kunde es wünscht; die zu überwachenden Kosten sind die administrativen Kosten der Abstimmung.

Laden oder Tätigkeit an der Theke. Viele Transaktionen mit niedrigem Betrag, teilweise online. Das dominierende Kriterium ist das Fehlen fixer Kosten pro Transaktion, da ein kleiner Bon einen fixen Anteil nicht absorbiert. Der TWINT-Aufkleber mit 1,3 %, ohne Minimum oder fixe Transaktionsgebühr, ist der natürliche Vergleichswert; online kommt der PSP mit seinen Bedingungen hinzu.

Verein, Club, kulturelle oder sportliche Einrichtung. Beiträge, Spenden und kleine Kassierungen vor Ort. Dies ist der Fall, in dem der Weg über einen Technologiepartner am häufigsten ist: kostenlose Integration in ClubDesk, Kommission von 1,3 % bis 2,5 % nur auf ausgeführte Zahlungen, periodische Gutschriften auf dem Konto und automatisch generierte buchhalterische Datensätze. Die realen Kosten hängen also davon ab, wie viele Zahlungen tatsächlich über diesen Kanal laufen, nicht von der Anzahl der Mitglieder.

Vier typische Profile: Empfohlene Kanäle für Schweizer KMU

Checkliste und Fragen, die Sie dem Anbieter vor der Unterschrift stellen sollten

Gesamtkosten über 12 Monate. Verlangen Sie die Gesamtkosten bei einem vereinbarten Volumen und einer vereinbarten Anzahl Transaktionen (zum Beispiel 100'000 CHF auf 1'000 Transaktionen), inklusive Prozentsatz, eventueller fixer Kosten pro Transaktion, monatlicher Gebühr, Setup- und Integrationskosten. Wer diese Zahl nicht produzieren kann, hat die Frage noch nicht beantwortet.

Gutschriftszeiten. Wann kommt das Geld auf dem Konto an: bei jeder Transaktion, wöchentlich oder monatlich? Das ändert die Liquiditätsplanung, besonders wenn Sie Lieferanten bezahlen, bevor Sie kassieren.

Chargebacks und Retouren. Wer verwaltet die Bestreitung, mit welchem Verfahren, innerhalb welcher Fristen und zu welchen Kosten? Gibt es ein schriftliches Verfahren oder wird per E-Mail improvisiert?

Integration in die Buchhaltung. Gibt es Exporte in Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware? In welchem Format? Wer markiert die Rechnung als bezahlt?

Rolle des Vertragspartners. Unterschreibe ich einen Acquiring-Vertrag, einen Processing-Vertrag oder beide? Ist der Anbieter ein PSP, ein Payment Facilitator oder ein Acquirer? Wer ist mein Vertragspartner im Problemfall?

Datenschutz und Ort der Verarbeitung. Wo werden die Daten verarbeitet, wer hat Zugriff, welche Information geben Sie Ihren Kunden und welcher Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird Ihnen zur Verfügung gestellt?

Ausstiegsbedingungen. Laufzeit, Kündigungsfrist, Schliessungskosten, Portabilität des Transaktionsverlaufs und der tokenisierten Karten. Der Wechsel des Anbieters kostet umso weniger, je klarer dieser Punkt im Voraus geklärt wurde.