MWST für Schweizer KMU: Sätze, Methoden, Vorsteuerabzug, Pflichten

Gültige MWST-Sätze für KMU in der Schweiz

Die Mehrwertsteuer (MWST) ist eine Verbrauchssteuer, die ausschliesslich vom Bund über die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) erhoben wird. Unternehmen schlagen sie auf ihre Leistungen und in der Schweiz verkauften Produkte auf, führen sie an den Bund ab und können die im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit bezahlte Vorsteuer abziehen.

Der normale Steuersatz beträgt 8,1 % und gilt für steuerbare Leistungen, die nicht dem reduzierten oder speziellen Satz unterliegen. Der spezielle Satz von 3,8 % betrifft das Beherbergungsgewerbe sowie Logiernachtungen inklusive Frühstück.

Der reduzierte Satz liegt bei 2,6 % und findet auf die von der ESTV vorgesehenen Kategorien Anwendung. Die aktuellen Sätze gelten seit dem 1. Januar 2024; die ESTV hat Anweisungen für die Deklaration in der Übergangsphase 2023/2024 veröffentlicht.

Zu den Gütern mit reduziertem Satz gehören durch Leitungen befördertes Wasser, Nahrungsmittel und Zusatzstoffe, Nutztiere, Geflügel, Fische und andere zur Ernährung bestimmte Tiere, Getreide, Saatgut, lebende Pflanzen, Schnittblumen und Zweige. Der Satz gilt auch für Tierfutter und Streu, Silosäuren, Düngemittel, Pflanzenschutzmittel sowie Mulchmaterialien.

Der Satz von 2,6 % kommt zudem für Nahrungsmittel und alkoholfreie Getränke, Bücher, Zeitungen und Zeitschriften, Arzneimittel sowie Eintrittskarten für sportliche und kulturelle Veranstaltungen zur Anwendung. Ab dem 1. Januar 2025 umfasst der reduzierte Satz ausserdem Produkte für die Menstruationshygiene.

Der reduzierte Satz gilt für elektronische Zeitungen, Zeitschriften und Bücher ohne werblichen Charakter (Art. 51a und 52 MWSTV) sowie für die Dienstleistungen von Radio- und Fernsehgesellschaften, ausgenommen Werbung. Dazu zählen auch landwirtschaftliche Leistungen der direkten Bodenbearbeitung wie Säen, Pflügen, Eggen, Düngen und das Besprühen von Obstbäumen, Reben oder Gemüse.

Die Abwasserreinigung unterliegt hingegen dem normalen Steuersatz. Das MWSTG und die MWSTV regeln das System; die ESTV verweist für Arzneimittel auf Art. 49 MWSTV sowie für Zeitungen, Zeitschriften, Bücher und andere Drucksachen ohne werblichen Charakter auf Art. 50–51 MWSTV. Bestimmte gemäss Art. 21 Abs. 2 Ziff. 14–16 MWSTG von der Steuer befreite Leistungen fallen unter den reduzierten Satz, wenn für deren Besteuerung optiert wird.

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) ist die zuständige Behörde für die Mehrwertsteuer, im Deutschen als MWST und im Französischen als TVA bezeichnet.

Gültige MWST-Sätze für Schweizer KMU (2024–2025)

Die Saldosteuersatzmethode zur Vereinfachung der MWST-Deklaration

Die Saldosteuersatzmethode (in französisch: taux de la dette fiscale nette) vereinfacht die MWST-Berechnung. Dabei wird ein Saldosteuersatz auf den brutto Umsatz, einschliesslich MWST, angewendet, ohne die geschuldete Steuer und die Vorsteuer separat zu ermitteln.

Die Methode ist vor allem für KMU mit einfachen Strukturen gedacht, etwa für Freiberufler, Agenturen, Handwerksbetriebe sowie kleine Gastronomie- oder Handelsunternehmen. Sie kann die administrative Last reduzieren, wenn eine detaillierte MWST-Buchhaltung mehr kostet als der Nutzen einer präzisen Vorsteuerberechnung.

Bei der effektiven Methode wird die MWST auf den steuerbaren Rechnungen, beispielsweise mit 8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %, ausgewiesen und die abzugsfähige Vorsteuer bei den Einkäufen erfasst. Die Abrechnung ermittelt den geschuldeten Betrag, indem die Vorsteuer von der geschuldeten MWST abgezogen wird; das Ergebnis kann auch eine Rückerstattung sein.

Beim Saldosteuersatzverfahren berechnet sich der geschuldete Betrag, indem der Umsatz inklusive der den Kunden in Rechnung gestellten MWST mit dem von der ESTV bewilligten Saldosteuersatz multipliziert wird. Auf den Kundenrechnungen ist die MWST dennoch mit dem gesetzlichen Satz auszuweisen.

Die Saldosteuersätze hängen von der Branche oder der Tätigkeit ab. Zu den von der ESTV angegebenen Sätzen gehören 0,1 %, 0,6 %, 1,3 %, 2,1 %, 3,0 %, 3,7 %, 4,5 %, 5,3 %, 6,2 % und 6,8 %.

Grundsätzlich ist die Methode zugänglich, wenn der jährliche steuerbare Umsatz, einschliesslich MWST, CHF 5,024 Millionen nicht überschreitet und die geschuldete Steuer jährlich CHF 108'000 nicht übersteigt. Die ESTV nennt auch Umsatzgrenzen im ersten Jahr der Steuerpflicht und im Jahr vor dem Wechsel von der effektiven Methode.

Für diese Grenzen beträgt der maximale Umsatz CHF 5,024 Millionen bei Sätzen von 0,1 %, 0,6 %, 1,3 % oder 2,1 %; CHF 3,60 Millionen bei 3,0 %; CHF 2,92 Millionen bei 3,7 %; CHF 2,40 Millionen bei 4,5 %; CHF 2,04 Millionen bei 5,3 %; CHF 1,74 Millionen bei 6,2 %; CHF 1,59 Millionen bei 6,8 %.

Beispiel der ESTV: Bei einem Bruttoumsatz von CHF 400'000 und einem Saldosteuersatz von 6,2 % beträgt die geschuldete MWST CHF 24'800. Für die Berechnung muss die Vorsteuer nicht separat ermittelt werden.

Die effektive Methode kann bei hohen Investitionen oder hoher Vorsteuer vorteilhaft sein, da diese abgezogen werden kann. Die Saldosteuersatzmethode reduziert dagegen den buchhalterischen Aufwand, sieht aber keine separate Berechnung des Abzugs vor; ab dem 1. Januar 2025 weist die ESTV auf neue Saldosteuersätze und Änderungen der Methode hin.

Registrierung und MWST-Pflichten für Schweizer KMU

Generell sind Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als CHF 100'000 mwst-pflichtig. Eine freiwillige Anmeldung ist ebenfalls möglich, was einem neuen Unternehmen ermöglichen kann, den Vorsteuerabzug bei Investitionen und Ausgaben geltend zu machen.

Für ein ausländisches Unternehmen führt ein weltweiter Jahresumsatz von mehr als CHF 100'000, sofern mindestens ein Teil davon steuerbare Leistungen in der Schweiz betrifft, zur Registrierungspflicht. Die Pflicht kann auch für bestimmte physisch im Inland ausgeübte Tätigkeiten ausgelöst werden.

Zu den für ausländische Unternehmen genannten, physisch in der Schweiz ausgeübten Tätigkeiten gehören Bau- und Baustellenarbeiten, Wartungs- und technische Installationsarbeiten, Kurse und Veranstaltungen, Beratungen vor Ort sowie Kundendienst nach dem Verkauf.

Wer mwst-pflichtig ist, muss sich bei der ESTV registrieren lassen.

Ab dem 1. Januar 2025 ist die MWST-Abrechnung online im ePortal der ESTV einzureichen. Die MWST wird ausschliesslich vom Bund und nicht von den Kantonen erhoben.

Die Deklaration bei der ESTV erfolgt vierteljährlich, gegebenenfalls auch monatlich. Bei Anwendung der Saldosteuersatzmethode sind zwei Deklarationen pro Jahr (halbjährlich) möglich.

Die MWST-Nummer entspricht der Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz «MWST»; die UID-Nummern bestehen aus neun Ziffern, denen CHE vorangestellt ist. In der Regel enthält die Rechnung Name und Adresse des Lieferanten und des Empfängers, das Leistungsdatum, falls es vom Rechnungsdatum abweicht, eine genaue Beschreibung, den Preis und den MWST-Satz; sie weist auch den Steuerbetrag aus, wenn dieser nicht bereits im Preis enthalten ist.

Eine elektronische Signatur ist nicht obligatorisch. Fehlt sie, können die Echtheit und Integrität der elektronischen Rechnung mit anderen Belegen oder Dokumenten nachgewiesen werden, deren Beweiskraft fallweise beurteilt wird.

Im Geschäftsverkehr sind Nettopreise plus MWST üblich; bei Endkonsumenten muss die Steuer ausgewiesen sein und ist im Endpreis bereits enthalten. Bei Verkäufen, die mehreren Steuersätzen unterliegen, erleichtert die Trennung der Leistungen die Anwendung des korrekten Satzes.

Bei der effektiven Methode deklariert das KMU den erzielten Umsatz und die bezogene Vorsteuer; beim Saldosteuersatzverfahren wendet es den Satz auf den Bruttoumsatz an, ohne die Vorsteuer zu ermitteln. Die Abstimmung von Verkäufen, Einkäufen und Importen mit der Abrechnung hilft, die deklarierten Beträge zu überprüfen.

Die separate Aufbewahrung der Belege für Verkäufe, Einkäufe und Importe ermöglicht die Rekonstruktion der Abrechnungsbeträge und die Berechnung der Vorsteuer. Die Buchhaltung muss den auf die Leistungen angewendeten Steuersatz und die fakturierten Beträge konsequent abbilden.

Vorsteuerabzug im schweizerischen MWST-System

Der Vorsteuerabzug ermöglicht es dem mwst-pflichtigen Unternehmen, die vorgelagert für betriebliche Zwecke bezahlte Steuer zurückzuholen. Er umfasst die Steuer auf in der Schweiz erbrachten Leistungen, die selbstdeklarierte Erwerbsteuer für Leistungen von Unternehmen mit Sitz im Ausland sowie die Steuer auf Warenimporten.

Die Erwerbsteuer betrifft Leistungen, die von Unternehmen mit Sitz im Ausland erbracht werden. Die Steuer auf importierte Waren wird an die Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) entrichtet.

Die Steuer auf in der Schweiz erbrachte Leistungen betrifft die Phasen der Produktion und des Vertriebs sowie die im Land erbrachten Dienstleistungen. Wenn ein Produkt mehrere Phasen durchläuft, vom Rohstoff bis zum Fertigprodukt, kann jede betroffene Phase die in der vorherigen Phase bezahlte MWST abziehen.

In der periodischen Abrechnung bei der ESTV werden von der geschuldeten MWST die Beträge der an Lieferanten oder, bei Importen, an die EZV bezahlten Vorsteuer abgezogen. Die Bruttomarge unterliegt somit der Steuer auf im schweizerischen Hoheitsgebiet erbrachte Leistungen.

Für den Abzug ist eine MWST-Registrierung erforderlich und die Fähigkeit, Einkäufe zu dokumentieren. Eine Rechnung, die den formalen MWST-Kriterien entspricht, ermöglicht in der Regel den Vorsteuerabzug.

In einigen Fällen ist das Recht auf Abzug ausgeschlossen. Die Beurteilung hängt von der einzelnen Situation und der anwendbaren Gesetzgebung ab; in der Regel muss die Steuer für betriebliche Zwecke bezahlt worden sein.

Verfahren des Vorsteuerabzugs in der Schweiz