Kontenplan und doppelte Buchhaltung: So richten Sie die Buchhaltung ein

Kontenplan oder Bilanz? Die beiden Begriffe vor dem Start klären

Die geordnete Liste der Konten, mit denen ein Unternehmen seine finanziellen Transaktionen klassifiziert: Das ist der Kontenplan. Jede Transaktion – eine Miete, ein Verkauf, ein Lohn – wird auf einem bestimmten Konto erfasst, das durch eine Nummer identifiziert wird. Es funktioniert wie ein Archivierungssystem: Es stellt sicher, dass jede Buchung konsistent klassifiziert und nachverfolgbar bleibt. Ohne einen Plan wird die Buchhaltung zu einer unordentlichen Ansammlung von Einträgen, die sich nicht analysieren lässt.

In der Buchhaltung definiert ein Kontensystem die Regeln für die Darstellung der Konten eines Unternehmens und gewährleistet eine gute Organisation der Finanzstruktur. In der Regel ist jedes Konto durch eine Nummer identifiziert: Die Klassifizierung der Buchungen wird einfacher und die Unternehmen bleiben untereinander vergleichbar. Die Details des Systems werden dann an die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst.

Die Bilanz hingegen ist ein Rechnungslegungsdokument: Sie fotografiert die Situation zu einem bestimmten Stichtag. Die Struktur – die Liste der verfügbaren Konten – dient dazu, sie zu erstellen, nicht umgekehrt. In der Praxis wird sie unter Berücksichtigung aller Transaktionen des Jahres konzipiert – Einkäufe, Verkäufe, Löhne, Steuern, Abschreibungen – und nicht nur der bereits erfolgten oder des letzten Abschlusses.

In der Schweiz ist das «Sistema dei conti PMI» (KMU-Kontenrahmen) das Referenzwerk für die Einrichtung von Kontensystemen kleiner und mittlerer Unternehmen und existiert in deutscher, französischer und italienischer Sprache. Bibliografischer Hinweis: Schweizer Kontenrahmen KMU, Markus Helbling, Verlag SKV Zürich, 2023 (ISBN 978-3-286-51076-0). Es handelt sich um ein eigenständiges Werk vom «Schweizerischen KMU-Kontenplan» (Plan comptable suisse PME), der vom LEP-Verlag herausgegeben und von veb.ch, dem Schweizerischen Verband der Experten in Rechnungswesen und Controlling, betreut wird.

Praktisch gesagt: Das «Sistema dei conti PMI» ist das Referenzbuch zur Einrichtung von Kontensystemen; der «Schweizerische KMU-Kontenplan» ist der von LEP herausgegebene und von veb.ch betreute Plan. Es ist nicht dasselbe: Das erste ist das Buch, das zweite der Plan.

Die offizielle Version für Schulen (2023) des Schweizerischen KMU-Kontenplans wird als PDF von SwissAccounting veröffentlicht; das Download-Blatt weist 3,22 MB und das Datum vom 21. Juli 2026 aus. Das Buch «Schweizerischer KMU-Kontenplan» existsiert hingegen in zweiter Auflage, auf Deutsch und Französisch. Wer die erste Buchhaltung eröffnet, wählt also ein veröffentlichtes und anerkanntes Modell und erfindet keine eigene Nummerierung.

Der Rest der Arbeit ist die Anpassung an die Branche und die Grösse des Betriebs: Man beginnt mit dem Standardmodell, entfernt die Konten, die nie eine Buchung erzeugen werden, und fügt die branchenspezifisch erforderlichen hinzu. Das Kriterium ist nicht, möglichst viele Konten zu haben, sondern Konten, die wiederkehrende Transaktionen erfassen.

Die doppelte Buchhaltung einfach erklärt für Einsteiger

Bei der doppelten Buchhaltung wird jede Transaktion auf mindestens zwei Konten erfasst, im Soll und Haben, und die Summe des Solls muss immer der des Habens entsprechen. Ein Kreditverkauf erzeugt einen Ertrag und gleichzeitig eine Forderung gegenüber dem Kunden: Der Ertrag geht auf ein Ertragskonto, die Forderung auf ein Aktivkonto.

Die Zahlung der Miete reduziert das Bankguthaben und erhöht einen Aufwand. Die Auszahlung eines Lohns reduziert das Bankguthaben und erhöht den Personalaufwand, wobei der allfällige Anteil der Sozialabgaben auf dem entsprechenden Passivkonto verbucht wird.

«Doppelt» bedeutet nicht, die Arbeit zweimal zu machen: Jede Bewegung hat zwei Seiten. Die doppelte Buchhaltung zeigt nicht nur den Geldfluss ein und aus, sondern auch Vermögen, Schulden und offene Posten wie zu zahlende oder einzuziehende Rechnungen.

Die doppelte Erfassung allein sagt nicht, wo die zweite Hälfte der Transaktion platziert werden soll: Hier kommt die Kontonummerierung ins Spiel. Wenn ein Konto keine eindeutige Position in der Liste hat, buchen zwei Personen dieselbe Transaktion auf unterschiedliche Konten und die Salden lassen sich nicht mehr abstimmen. Die Kontonummer macht den Plan nutzbar: Der Buchhalter wählt nicht, sondern leitet aus der Art der Transaktion das vorgesehene Konto ab.

Um die Buchhaltung einzurichten, muss die doppelte Buchhaltung ab der ersten Buchung angewendet werden: Jede Transaktion erfordert zwei im Plan vorgesehene Konten. Wenn der Plan nicht beide Konten vorsieht, landet die Buchung auf einem Hilfskonto und verliert an Lesbarkeit.

Das konkreteste Risiko bei einem unvollständigen Plan ist, dass der Buchhalter spontan ein neues Konto erstellt, oft mit einer improvisierten Nummerierung. Nach wenigen Monaten gibt es drei verschiedene Konten für dieselbe Ausgabenart und die Aggregation der Daten wird unmöglich: Man versteht zum Beispiel nicht mehr, was die Raumbewirtschaftung oder das Personal wirklich kosten.

Was die Schweiz von Buchhaltungspflichtigen verlangt

Das Obligationenrecht (Art. 957 OR) verpflichtet jedes im Handelsregister eingetragene Unternehmen zu einer ordnungsgemässen Buchführung, die die wirtschaftliche Lage klar und nachprüfbar darstellt. Die Kontenstruktur ermöglicht diese Darstellung: keine administrative Formalität, sondern das Instrument, mit dem einzelne Buchungen zu einer für Dritte lesbaren Information werden.

Das Bundesgesetz über die Zulassung und die Aufsicht der Revisionsunternehmen regelt die Zulassung und Aufsicht der Personen, die Revisionsdienstleistungen erbringen. Für diejenigen, die eine Buchhaltung eröffnen, hat dies praktische Konsequenzen: Wer die Konten liest – Revisor, Treuhänder oder Steuerbehörde – geht von derselben Referenzstruktur aus.

In der Schweiz ist das Referenzwerk der Schweizerische KMU-Kontenplan (Plan comptable suisse PME), herausgegeben vom LEP-Verlag und betreut von veb.ch, dem Schweizerischen Verband der Experten in Rechnungswesen und Controlling. Er hat 2013 das frühere Modell des USAM ersetzt, nach der Revision des schweizerischen Rechnungslegungsrechts. Der Plan bildet die Grundlage jeder buchführungskonformen Rechnungsführung nach dem Obligationenrecht (OR).

Seine Annahme hat eine sofortige praktische Wirkung: Revisoren, Treuhänder und Steuerbehörden erkennen die Kontenstruktur und lesen sie ohne Interpretation, während das Unternehmen keine eigene Nummerierung erfinden muss. Der Plan wird dann an die Branche und die Grösse des Betriebs angepasst, aber der Ausgangspunkt bleibt gemeinsam.

Offizielle Quellen des Schweizerischen KMU-Kontenplans

Die neun Klassen des schweizerischen Kontenplans und wie man sich orientiert

Der Schweizerische KMU-Kontenplan ist nach einem dezimalen System in neun Klassen organisiert, nummeriert von 1 bis 9. Jede Klasse gruppiert Konten gleicher Natur und jedes Konto ist durch eine Nummer identifiziert.

Die neun Klassen decken vier grosse Bereiche ab: Aktiven, Passiven, Erträge und Aufwendungen. Es ist keine Liste, die man auswendig lernen muss: Man leitet aus der Art der Transaktion das vorgesehene Konto ab. Die genaue Bezeichnung jeder Klasse und die vollständige Kontoliste finden sich im veröffentlichten Modell: Schweizerischer KMU-Kontenplan, LEP-Verlag, betreut von veb.ch.

Wer die Buchhaltung im Tessin führt, kann von der italienischen Version des Modells ausgehen, anstatt sich eine eigene Nummerierung zu erstellen. Dies ist der direkteste Weg, um mit Revisoren, Treuhändern und Steuerbehörden aligned zu bleiben.

Die dezimale Nummerierung erlaubt es, ein neues Konto zwischen zwei bestehenden einzufügen, ohne alles neu zu nummerieren. Sie ermöglicht auch den Vergleich verschiedener Unternehmen. Wenn die Nummerierung jedoch ohne Kriterium geändert wird, verschwindet der Vorteil: Vergleiche von Jahr zu Jahr werden sofort unmöglich.

Die Branche bestimmt auch die Darstellungsvorschriften: Banken, Versicherungen und die öffentliche Verwaltung müssen gesetzliche Vorschriften erfüllen, während andere Sektoren, wie die Gastronomie, spezifischen Anforderungen folgen. Für eine KMU bleibt die Basis das Standardmodell, das dann an die eigene Tätigkeit angepasst wird.

Den eigenen Kontenplan einrichten: Die entscheidenden Schritte

Man beginnt mit dem Standardmodell, nicht mit einem leeren Blatt: Man kopiert die tatsächlich genutzten Klassen und Konten und entfernt diejenigen, die nie eine Buchung erzeugen werden. Ein Plan voller leerer Konten ist nicht präziser, sondern nur schwieriger zu konsultieren.

Anschliessend werden die branchen- und grössenspezifischen Konten hinzugefügt. Ein Handel benötigt Konten für Waren und Bestandesänderungen; eine Dienstleistungsfirma Konten für Leistungen und direkte Projektkosten. Das Kriterium für die Eröffnung eines Kontos ist zweifach: Es muss wiederkehrende Buchungen erfassen und eine Information liefern, die jemand tatsächlich betrachtet (der Deckungsbeitrag pro Dienstleistungslinie, die Personalkosten, die Raumkosten).

Die Schritte in der Reihenfolge: 1) Vom Standardmodell ausgehen und ungenutzte Konten entfernen; 2) Die für Branche und Unternehmensgrösse notwendigen Konten hinzufügen; 3) Die neuen Konten nach dem dezimalen System des Modells nummerieren. Dann: 4) Die Nutzungsregeln schriftlich festhalten; 5) Die Managementinformationen und Compliance-Anforderungen prüfen.

Es gibt keine anzustrebende Anzahl von Konten: Man eröffnet die Konten, die wiederkehrende Buchungen erfassen. Der Ausgangspunkt ist das veröffentlichte Modell: Die offizielle Version für Schulen (2023) von SwissAccounting oder das Handbuch Schweizer Kontenrahmen KMU von Markus Helbling (Verlag SKV Zürich, 2023).

Konten für MwSt, Steuern, Abgrenzungen und Abschreibungen müssen von Anfang an vorgesehen werden. Ihre Nummerierung folgt dem dezimalen System des Modells, wie bei jedem anderen Konto.

Es empfiehlt sich, die Nutzungsregeln schriftlich festzuhalten: Was gehört auf welches Konto und wer darf ein neues Konto eröffnen. Änderungen an der Struktur sind am Beginn des Geschäftsjahres festzulegen, nicht mitten drin: Eine während des Jahres geänderte Nummerierung macht die Perioden unvergleichbar und zwingt zur Rekonstruktion der Salden.

Schliesslich wird geprüft, ob aus dem Plan die für das Management und die Compliance notwendigen Informationen gewonnen werden können. Benötigt werden Ergebnisse nach Sektor oder Projekt, Unterscheidung zwischen Personal- und Sachkosten, Trennung der mwst-relevanten Transaktionen, wenn das Unternehmen mwst-pflichtig ist. Wenn ein Datum jedes Mal manuell rekonstruiert werden muss, fehlt ein Konto.

Ein konkretes Beispiel: Die Buchhaltung einer GmbH im Dienstleistungssektor

Eine Dienstleistungs-GmbH in Genf, die Leistungen an Kunden in der Schweiz fakturiert, eröffnet Aktivkonten für Kasse, Bank, Kundenforderungen und allfällige Anlagegüter (Ausrüstung, IT). Zu den Passivkonten gehören Lieferantenverbindlichkeiten, Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungen, allfällige MwSt-Schulden und Eigenkapital, mit Aktienkapital und Gewinnvortrag. Die Leistungserlöse stehen in den Ertragskonten.

Die wiederkehrenden Kosten verteilen sich auf die Aufwandskonten: Material und Fremdleistungen, die direkt mit den Aufträgen verbunden sind, Löhne und Sozialabgaben, Raummiete, Versicherungen, Verwaltungsaufwand und IT-Kosten.

Typische Transaktionen folgen der doppelten Buchhaltung. Die ausgestellte Rechnung bewegt die Kundenforderung und den Ertrag; der Eingang reduziert die Forderung und erhöht die Bank. Der Monatslohn bewegt den Personalaufwand, die Bank und die Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungen; die Miete bewegt den Raumaufwand und die Bank.

Der Plan hält stand, weil beide Hälften der Transaktion jedes Mal ein vorgesehenes Konto haben, das nach dem dezimalen System des Modells nummeriert ist. Fehlt auch nur eines der beteiligten Konten, landet die Buchung auf einem Hilfskonto und der Plan verliert an Lesbarkeit.

Fehler, die einen Kontenplan unbrauchbar machen

Der erste Fehler ist das unkritische Kopieren des Plans eines anderen Unternehmens: Ein Bauunternehmen und eine Beratungsagentur haben nicht dieselben direkten Kosten. Der zweite ist der übermässige Detailgrad: Dutzende von Konten, die leer bleiben, einmal im Jahr gefüllt werden und niemand liest; die Buchungen verlangsamen sich, ohne dass das Management etwas gewinnt.

Am anderen Extrem steht der zu dürftige Plan: Alle allgemeinen Ausgaben auf einem einzigen Konto, so dass am Jahresende nicht zwischen Personal- und Materialkosten oder zwischen Raum- und Versicherungskosten unterschieden werden kann. Ein weiterer häufiger Fehler ist die Erstellung von Konten mitten im Geschäftsjahr ohne Dokumentation der Änderung: Die Zeitreihe bricht ab und Vergleiche mit dem Vorjahr sind nicht mehr zuverlässig.

Dazu kommen zwei häufige Verwechslungen. Die erste ist das Vermischen von Bilanzkonten und Kostenstellenrechnung. Die zweite ist, die Konten für sicher eintretende Transaktionen – MwSt, Steuern, Abgrenzungen, Abschreibungen – nicht von Anfang an vorzusehen und alles beim Abschluss rekonstruieren zu müssen. Wenn ein Konto nicht existiert, verschwindet der Wert nicht: Er landet am falschen Ort.

Schweizer Kontenplan und internationale Standards: Wann der Unterschied zählt

Die Basisbuchhaltung eines schweizerischen Unternehmens bleibt auf dem schweizerischen Kontenplan basiert, egal was höher in der Konzernstruktur passiert. Internationale Standards wie Swiss GAAP FER oder IFRS kommen ins Spiel, wenn die Einzelbuchhaltung transformiert werden muss, um Informationen für Dritte zu produzieren. Beispiele: Eine ausländische Muttergesellschaft, die konsolidiert; eine Bank oder ein Investor, der Abschlüsse nach einem anerkannten Rahmenwerk verlangt; eine Gruppe, die einen konsolidierten Abschluss vorlegen muss.

In diesen Situationen wird der Kontenplan der einzelnen Gesellschaft nicht umgeschrieben: Man bucht weiterhin nach dem schweizerischen Plan und die Umrechnung erfolgt bei der Konsolidierung oder Präsentation, mit den notwendigen Überleitungen. Es ist also ein Thema, das separat anzugehen ist, wenn die Notwendigkeit besteht, und kein Grund, auf eine klare Kontenstruktur in der täglichen Buchhaltung zu verzichten.

Häufige Fragen zu Kontenplan und doppelter Buchhaltung

Ist der KMU-Standard obligatorisch? Das Obligationenrecht verpflichtet im Handelsregister eingetragene Unternehmen zu einer ordnungsgemässen, klaren und nachprüfbaren Buchführung (Art. 957 OR). Der Schweizerische KMU-Kontenplan, betreut von veb.ch und herausgegeben vom LEP-Verlag, ist das Referenzwerk der Branche: kein auszufüllendes Formular, sondern die Struktur, von der aus man seine eigene Kontoliste aufbaut.

Was ist der Unterschied zwischen Kontenplan und Bilanz? Die Liste der verfügbaren Konten ist die Struktur; die Bilanz ist ein Rechnungslegungsdokument, eine Momentaufnahme der Situation zu einem bestimmten Stichtag. Das erste dient dazu, das zweite zu erstellen, nicht umgekehrt.

Wie viele Konten muss ich eröffnen? Soviele, wie nötig sind, um die wiederkehrenden Transaktionen konsistent zu erfassen und die Informationen zu erhalten, die tatsächlich betrachtet werden. Es gibt keine Zielnummer: Man beginnt mit dem Standardmodell, entfernt ungenutzte Konten und fügt die hinzu, die von der Art der Tätigkeit und ihrer Grösse verlangt werden. Das Referenzmodell ist in neun Klassen nummeriert von 1 bis 9 organisiert.

Wo finde ich das Referenzmodell? Das «Sistema dei conti PMI» (KMU-Kontenrahmen) ist das Referenzbuch in der Schweiz und existiert in deutscher, französischer und italienischer Sprache. Die offizielle Version für Schulen (2023) wird als PDF von SwissAccounting veröffentlicht.

Kann ich die Nummerierung während des Jahres ändern? Technisch ist es möglich, aber nicht empfehlenswert: Eine mitten im Geschäftsjahr geänderte Struktur macht die Perioden unvergleichbar und zwingt zur Rekonstruktion der Salden. Änderungen werden am Beginn des Geschäftsjahres geplant und schriftlich dokumentiert.

Was ändert sich, wenn ich selbstständig bin? Die Pflicht zur ordnungsgemässen Buchführung betrifft im Handelsregister eingetragene Unternehmen. Wenn ein Selbstständiger beschliesst, die Buchhaltung mit doppelter Buchführung zu führen, bleiben die Kriterien für die Einrichtung – Kontonummerierung, doppelte Erfassung – dieselben.

Sind «Schweizerischer KMU-Kontenplan» und «Sistema dei conti PMI» dasselbe? Nein. Der «Schweizerische KMU-Kontenplan» (Plan comptable suisse PME) wird vom LEP-Verlag herausgegeben und von veb.ch, dem Schweizerischen Verband der Experten in Rechnungswesen und Controlling, betreut. Das «Sistema dei conti PMI» ist das Referenzbuch zur Einrichtung von Kontensystemen für KMU.