Mehrwertsteuer in der Schweiz: Online-Anmeldung, Steuersätze und Versandhandel

Wer ist MWST-pflichtig und wann greift die Pflicht?

Die Mehrwertsteuer (MWST) ist eine allgemeine Verbrauchssteuer, die vom Bund auf Unternehmen erhoben und letztlich den Konsumenten angelastet wird. Ein Unternehmen untersteht der MWST-Pflicht, wenn es einen Jahresumsatz von CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen in der Schweiz erzielt. Der Schwellenwert berechnet sich auf Basis des weltweiten Umsatzes, einschliesslich steuerbefreiter Leistungen und Exporte.

Massgebend sind das Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG, SR 641.20) und die Verordnung über die Mehrwertsteuer (MWSTV, SR 641.201).

Ausländische Unternehmen, die Dienstleistungen in der Schweiz erbringen, unterstehen bereits ab dem ersten Franken Umsatz, der im schweizerischen Gebiet erzielt wird. Seit 2018 gilt für sie der Schwellenwert von CHF 100'000 nicht; massgebend ist allein der Umsatz in der Schweiz.

Für Vereine und Stiftungen gelten spezifische Schwellenwerte: CHF 150'000 für gemeinnützige Sport- und Kulturvereine sowie Institutionen des öffentlichen Interesses. Für von Freiwilligen geführte gemeinnützige Vereine verwaltete Vereine liegt der Schwellenwert bei CHF 250'000; für alle anderen beträgt er CHF 100'000. Öffentliche Gemeinwesen unterstehen der Steuerpflicht für ihre unternehmerischen Tätigkeiten ab CHF 100'000.

Von Freiwilligen geführte gemeinnützige Vereine unterstehen der MWST-Pflicht für steuerbare Produkte und Dienstleistungen, wie Einnahmen aus Veranstaltungen, Catering und Ladenverkäufen, ab CHF 250'000. Mitgliederbeiträge und Spenden sind nicht steuerbar, sofern sie in den Statuten vorgesehen sind, dem Zweck dienen und allen Mitgliedern zugutekommen. Sponsoring ist steuerbar, wenn es sich um eine echte Gegenleistung handelt; die blosse Nennung der Spender in einem Jahresbericht reicht nicht aus.

Unterhalb von CHF 100'000 kann sich ein Unternehmen freiwillig der MWST unterstellen. Die freiwillige Anmeldung kann sinnvoll sein, wenn grosse Investitionen anstehen, um die Vorsteuer auf Material, Ausrüstung oder Einrichtungsarbeiten zurückzufordern, oder wenn die Kundschaft aus MWST-pflichtigen B2B-Kunden besteht.

Die Unterstellung unter die MWST führt zur Eintragung im Register der MWST-pflichtigen Personen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) verwaltet die Anmeldung und die Abmeldung (Löschung) von der MWST und bearbeitet im gleichen Bereich die Erwerbsteuer.

Vorteile und Nachteile der freiwilligen MWST-Registrierung

Online-Anmeldung bei der MWST: Dokumente und praktische Schritte

Die zuständige Behörde für die MWST-Registrierung ist die ESTV. Das offizielle Formular ist die Online-Anmeldung zur Mehrwertsteuer, verfügbar auf der Website der ESTV.

Für die Online-Anmeldung bereiten Sie die Daten Ihrer Firma oder Ihres Unternehmens vor. Benötigt werden der Handelsregisterauszug und die UID-Nummer für Rechtsformen wie Einzelunternehmen, einfache Gesellschaft, Verein oder Stiftung.

Besorgen Sie sich die AHV/IV-Nummer, die auf der AHV/IV-Versicherungsbescheinigung oder auf der Krankenkassenkarte ersichtlich ist. Geben Sie den prognostizierten Umsatz des ersten Geschäftsjahres an; für bereits tätige Unternehmen fügen Sie die Jahresabschlüsse und Gewinn-und-Verlust-Rechnungen der letzten maximal 6 Geschäftsjahre bei.

Ausländische Unternehmen geben die Daten des steuerlichen Vertreters an und fügen die unterzeichnete Erklärung der steuerlichen Vertretung für die Schweiz bei, die für den Abschluss der Registrierung erforderlich ist.

Die Online-Anmeldung erfolgt auf der Website der ESTV über das elektronische Formular. Das offizielle Formular für die Registrierung ist die Online-Anmeldung zur Mehrwertsteuer. Die ESTV veröffentlicht eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Registrierungsverfahren.

Für die MWST-Abrechnung hat die ESTV die wichtigsten digitalen Dienste auf das neue Portal der ESTV verlagert. «MWST-Abrechnung easy» ist nicht mehr verfügbar; die Nutzer wechseln zu «MWST-Abrechnung pro».

Die Übertragung der Daten aus dem Handelsregister in das UID-Register kann bis zu drei Arbeitstage dauern. Für das Handelsregister ist die Publikation im zentralen Firmenindex www.zefix.ch massgebend. Nach der Online-Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigung und das PDF der Registrierung, das Sie für Ihre Unterlagen herunterladen sollten.

Die MWST-Nummer entspricht der UID, der Unternehmens-Identifikationsnummer. Die Abfrage der MWST-Nummer ist bei der ESTV möglich.

Auf Anfrage stellt die ESTV die Betriebs- und Registrierungsbestätigung oder die Zahlungsbestätigung aus. Diese Dokumente dienen als Nachweis für die Registrierung und die geleisteten Zahlungen.

Die ESTV bietet einen Support-Bereich mit FAQ zur Online-Anmeldung. Für die Anmeldung benötigen Sie einen Browser und einen PDF-Reader mit aktiviertem JavaScript.

Die Online-Anmeldung basiert auf dem Web-2.0-Standard und der AJAX-Technologie. Der Browser muss JavaScript zulassen, indem es in den Einstellungen aktiviert wird.

Um die Ausfüllung abzubrechen, löscht die Schaltfläche «Neustart» alle eingegebenen Daten. Sie können eine neue Anmeldung beginnen oder die Seite schliessen.

Konsortien, Arbeitsgemeinschaften sowie Architektengemeinschaften und Ingenieurkonsortien sind grundsätzlich einfache Gesellschaften. Wenn sie im UID-Register vorhanden sind, werden sie gesucht; andernfalls geben Sie die Daten manuell ein und wählen «Einfache Gesellschaft».

Die technischen Hinweise der ESTV besagen: Die Online-Anmeldung ist optimiert für Internet Explorer ab Version 8.0, Firefox ab Version 3.5, Safari ab Version 4 und Chrome ab Version 4.

Registrierungsverfahren für die MWST via Online-Anmeldung bei der ESTV

Geltende MWST-Steuersätze und Historie für Nachberechnungen

Seit dem 1. Januar 2024 betragen die schweizerischen MWST-Steuersätze: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Sondersatz für das Beherbergungsgewerbe 3,8 %. Der Normalsatz gilt für alle steuerbaren Leistungen, die nicht dem reduzierten oder Sondersatz unterliegen.

Der Normalsatz von 8,1 % deckt die Mehrheit der Waren und Dienstleistungen ab: Elektronik, Bekleidung, Gastronomie, professionelle Dienstleistungen, Bauarbeiten.

Der Sondersatz von 3,8 % gilt für hotelähnliche und parahotelähnliche Übernachtungen, Camping und Gästezimmer, wobei das Frühstück in der Übernachtung inbegriffen ist.

Der reduzierte Satz von 2,6 % betrifft Güter des täglichen Bedarfs wie Lebensmittel, alkoholfreie Getränke, Medikamente, Bücher, Zeitungen und Zeitschriften.

Der reduzierte Satz von 2,6 % betrifft unter anderem Wasser, das durch Leitungen transportiert wird (ausgenommen die Behandlung von Abwasser). Dazu gehören Lebensmittel und Zusatzstoffe; Nutzvieh, Geflügel, Fische und andere Tiere zu Ernährungszwecken; Getreide, Saatgut, Zwiebeln und Knollen zum Pflanzen.

Ebenfalls dazu gehören lebende Pflanzen, Stecklinge, Veredelungen, Schnittblumen und Zweige; Tierfutter und Streu; Siliermittel; Düngemittel; Pflanzenschutzmittel; Mulchmaterialien und andere pflanzliche Abdeckmaterialien.

Dem reduzierten Satz unterliegen Medikamente (Art. 49 MWSTV); Zeitungen, Zeitschriften, Bücher und andere Drucksachen ohne werblichen Charakter (Art. 50–51 MWSTV); Produkte für die Menstruationshygiene (ab 01.01.2025).

Zum reduzierten Satz gehören auch elektronische Zeitungen, Zeitschriften und Bücher ohne werblichen Charakter (Art. 51a und 52 MWSTV). Dazu zählen auch Dienstleistungen von Radio- und Fernsehgesellschaften, ausgenommen kommerzielle Leistungen, sowie bestimmte Leistungen im landwirtschaftlichen Sektor.

Für den reduzierten Satz verweist die MWSTV auf Art. 49 MWSTV für Medikamente, Art. 50–51 MWSTV für Drucksachen und Art. 52 MWSTV für den werblichen Charakter. Für elektronische Bücher gelten Art. 51a und 52 MWSTV. Ausgeschlossene Leistungen können gemäss Art. 21 Abs. 2 Ziff. 14–16 MWSTG optional steuerbar sein.

Für Korrekturen und rückwirkende Berechnungen hier die Historie der Steuersätze:

Die geltenden Steuersätze ab dem 1. Januar 2024 bleiben im Jahr 2026 unverändert. Die Erhöhung auf 8,1 % (Normalsatz), 2,6 % (reduzierter Satz) und 3,8 % (Beherbergung), die am 1. Januar 2024 in Kraft trat, finanziert die AHV (Volksabstimmung vom 25. September 2022).

Die Saldosteuersätze und Pauschalsteuersätze sind branchenspezifische Steuersätze, die die MWST-Abrechnung vereinfachen, da keine Ermittlung der Vorsteuer erforderlich ist. Die ESTV veröffentlicht eine eigene Seite zu den Saldosteuersätzen und Pauschalsteuersätzen im Bereich der MWST.

Für rückwirkende Berechnungen publiziert die ESTV die Entwicklung der Steuersätze in der Schweiz mit den für jeden Zeitraum gültigen Werten.

MWST-Steuersätze in der Schweiz: Vergleich der Zeiträume (2024 vs. vorherige)

Waren und Dienstleistungen, die dem reduzierten Satz von 2,6 % in der Schweiz unterliegen

Versandhandel und Plattformen: Wann greift die Registrierungspflicht?

Ein Versandhändler, ob ausländisch oder schweizerisch, der Kleinsendungen aus dem Ausland in die Schweiz transportiert oder versendet, untersteht der MWST-Pflicht, wenn er einen Umsatz von mindestens CHF 100'000 erreicht. Die Lieferungen gelten dann als im schweizerischen Gebiet bewirkt. Der Verkäufer muss sich im Register der MWST-pflichtigen Personen eintragen lassen. Die Steuer wird fällig, sobald die Grenze von CHF 100'000 erreicht ist, berechnet auf den vom Käufer gezahlten Gegenwert.

Ausländische Unternehmen, die im Versandhandel in der Schweiz tätig sind, werden gleich behandelt wie Unternehmen mit Sitz in der Schweiz.

Massgebend sind die versendeten oder transportierten Waren, nicht die Lieferungen mit Abholung beim Lieferanten. Steuerpflichtig sind Lieferungen, bei denen der Lieferant oder ein beauftragter Dritter die Ware an einen vom Käufer in der Schweiz angegebenen Ort befördert. Zum schweizerischen Gebiet gehören das nationale Hoheitsgebiet, das Fürstentum Liechtenstein und die deutsche Gemeinde Büsingen.

Nach der Registrierung gelten neben den Kleinsendungen auch andere Sendungen, die den Betrag der Einfuhrsteuer von CHF 5 überschreiten, als im schweizerischen Gebiet bewirkte Lieferungen. Für den steuerpflichtigen Verkäufer werden somit alle im schweizerischen Gebiet erbrachten Leistungen steuerbar. Die Einfuhrsteuer auf Kleinsendungen wird weiterhin nicht erhoben.

Auch Plattformbetreiber können der MWST unterstehen. Die ESTV veröffentlicht das «Verzeichnis der der Steuer unterstellten Versandhändler und Plattformbetreiber». Dort sind die Versandhändler mit gültiger Lizenz aufgeführt.

Fristen und Leistungszeitpunkt: Was wirklich zählt

Im Versandhandel wird die Steuer fällig, wenn der Verkäufer die Grenze des Umsatzes von CHF 100'000 erreicht.

Beim Übergang 2023/2024 hängt der neue MWST-Steuersatz nicht vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung oder Zahlung ab: Entscheidend ist der Leistungszeitpunkt. Wurde die Leistung im Jahr 2023 erbracht, gilt der alte Steuersatz; erfolgte sie im Jahr 2024, gilt der neue.

Die ESTV hat Anweisungen für die MWST-Deklaration im Übergangszeitraum 2023/2024 veröffentlicht. Jahresübergreifende Transaktionen müssen sorgfältig geprüft werden. Die Deklarationsfristen sind in den ESTV-Anweisungen nachzulesen.

Bei der MWST-Abrechnung unterscheidet die ESTV zwischen der Einreichung der Abrechnung, der Korrekturabrechnung und der jährlichen Abstimmung. Die Fristen und allfällige Fristverlängerungen sind im Bereich MWST-Zahlung der ESTV angegeben.

Gesuche um Fristverlängerung sind an die ESTV zu richten. Der Bereich MWST-Zahlung weist neben den Fristen auch Verzugs- und Vergütungszinsen, Inkassomassnahmen und die Rechnungsadresse aus.

Für die Einreichung der Abrechnung, der Korrekturabrechnung und der jährlichen Abstimmung stellt die ESTV den Bereich MWST-Abrechnung mit den Devisenkursen zur Verfügung.

Die für die MWST anwendbaren Devisenkurse sind der Tageskurs und der monatliche Durchschnittskurs.

Die MWST-Fristen sind im Zusammenhang mit den geltenden Steuersätzen zu lesen: ab dem 1. Januar 2024 Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %.

Die MWST-Registrierung erfolgt über die Online-Anmeldung zur Mehrwertsteuer; die ESTV verwaltet die Anmeldung und Löschung. Für die Abrechnung wechseln die Nutzer von «MWST-Abrechnung easy» zu «MWST-Abrechnung pro».

Rechnungen, elektronische Signatur und Archivierung

Um die Vorsteuer abzuziehen und die Steuer zu bestimmen oder einzutreiben, müssen Herkunft und Unveränderlichkeit der übermittelten und aufbewahrten Daten, sei es in Papierform oder elektronisch, nachgewiesen werden. Herkunft und Unveränderlichkeit sind nur durch Einhaltung der Grundsätze der ordnungsmässigen Buchführung gemäss Artikel 957 ff. OR nachgewiesen.

Papierrechnung, gescannte Papierrechnung und elektronische Rechnung sind gleichgestellt. Die Grundsätze der ordnungsmässigen Buchführung gelten für alle Arten von Buchhaltungsbelegen.

Bücher und Buchhaltungsunterlagen können auf Papier, elektronisch oder in ähnlicher Form aufbewahrt werden, vorausgesetzt, die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen und anderen Ereignissen, auf die sie sich beziehen, ist gewährleistet und sie können jederzeit lesbar gemacht werden (Art. 958f OR).

Für die Umrechnung von Fremdwährungen in der MWST-Rechnung veröffentlicht die ESTV die anwendbaren Kurse: den Tageskurs und den monatlichen Durchschnittskurs.

Die Verwendung der elektronischen Signatur erfordert einige Vorkehrungen. Die EZST erlässt bei der Ein- und Ausfuhr von Waren elektronische Veranlagungsverfügungen (VVe); den Veranlagungsverfügungen (VVe) wird eine elektronische Signatur beigefügt.

Für die Buchhaltung und Fakturierung verweist die ESTV auf die MWST-Info 16 Buchhaltung und Fakturierung sowie die Liste der anerkannten Zertifizierungsdienstleister. Ebenso verfügbar ist die Dokumentation Erläuterungen zur grenzüberschreitenden Fakturierung.