Jahresabschluss: Fristen und Unterlagen für die Bilanz

Was ist der Jahresabschluss und wen betrifft er

Der Jahresabschluss beendet das Geschäftsjahr: Die Konten werden per Abschlussstichtag geschlossen, es werden Periodisierungs- und Korrekturbuchungen erfasst und die definitiven Finanzberichte erstellt, nämlich Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. In der Schweiz ist dies eine gesetzliche Pflicht für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen (Art. 958 OR). Er dient zudem der Vorbereitung der Steuererklärung und der Planung des nächsten Geschäftsjahres.

Die Buchhaltungsmethode hängt von der Rechtsform ab. AGs und GmbHs müssen die Buchführung in doppelter Buchhaltung führen und den Jahresabschluss erstellen. Eine GmbH kann unabhängig von ihrer Grösse nicht die vereinfachte Buchführung anwenden und muss die Jahresrechnung gemäss den Artikeln 957–963 OR erstellen.

Bei der doppelten Buchhaltung berührt jede Transaktion zwei Konten. Die vereinfachte Buchführung erfasst nur Einnahmen und Ausgaben und ist Einzelunternehmen mit einem Umsatz von unter CHF 500’000 vorbehalten.

Das Geschäftsjahr muss nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen: Abschlüsse per 30. Juni, 30. September oder einem anderen Datum sind möglich. Das erste Geschäftsjahr kann ausnahmsweise bis zu 18 Monate dauern. Der gewählte Abschlussstichtag bestimmt den gesamten Kalender der nachfolgenden Pflichten, von der Revision über die Generalversammlung bis zur Hinterlegung der Rechnung.

Rechtsformen und Buchhaltungspflichten in der Schweiz

Indikativer Kalender: Vom Abschlussstichtag zur Generalversammlung

Für ein Geschäftsjahr, das am 31. Dezember endet, ist der Abschlussstichtag der 31. Dezember (oder ein anderes gewähltes Datum). Zwischen Januar und März finden die Abschlussarbeiten, die Abschlussbuchungen und die Erstellung der Rechnung statt. Zwischen März und April erfolgt die Rechnungsrevision durch das Revisionsorgan, falls zutreffend (Art. 727 ff. OR).

Bis zum 30. Juni genehmigt die Generalversammlung die Rechnung (Art. 699/808b OR). Die gemeinsame Rechtsgrundlage für den Abschluss und die Erstellung der Rechnung ist Art. 958 OR.

Für Geschäftsjahre mit einem anderen Abschluss als dem 31. Dezember (30. Juni, 30. September oder anderes Datum) verschieben sich die Schritte entsprechend. Die Frist für die Genehmigung durch die Generalversammlung und die anschliessende Frist für die Hinterlegung im Handelsregister werden vom tatsächlichen Abschlussstichtag berechnet, nicht vom Kalenderjahr.

Indikativer Kalender des Jahresabschlusses (Geschäftsjahr endet am 31. Dezember)

Steuerfristen und Hinterlegung der Rechnung

Die ordentliche Frist für die Einreichung der Steuererklärung ist der 31. März, mit Möglichkeit einer Verlängerung; in Genf kann die Verlängerung bis zum 30. November reichen. Für kapitalgesellschaftliche Unternehmen, die publikationspflichtig sind, muss die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach der Generalversammlung im Handelsregister hinterlegt werden (Art. 697h OR). Die Einhaltung dieser Fristen vermeidet steuerliche und gesellschaftsrechtliche Sanktionen.

Andere Rechtsformen haben spezifische Pflichten: Stiftungen, die der Eidgenössischen Stiftungsaufsicht unterstehen, müssen in der Regel den Jahresbericht innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres einreichen. Für im Handelsregister als AG oder GmbH eingetragene Unternehmen bleibt die Sequenz Generalversammlung – Hinterlegung innerhalb von 30 Tagen zentral.

Für die Bilanz vorzubereitende Unterlagen

Der Abschluss erzeugt drei separate Dokumente. Die Bilanz (Bilanz) ist die Vermögensaufstellung per Abschlussstichtag — normalerweise der 31. Dezember — mit Aktiven, Passiven und Eigenkapital. Die Erfolgsrechnung (Erfolgsrechnung) zeigt alle Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres. Der Anhang (Anhang) enthält die Erläuterungen zur Jahresrechnung: angewandte Rechnungslegungsgrundsätze, nahestehende Personen und Eventualverbindlichkeiten.

Für GmbHs und AGs setzen diese Dokumente eine doppelte Buchführung voraus: Eine einfache Liste von Einnahmen und Ausgaben reicht für eine GmbH nicht aus. Die vereinfachte Buchführung bleibt nur für Einzelunternehmen mit einem Umsatz von unter CHF 500’000 zulässig. Wenn das Unternehmen Lagerbestände hält, kommt zu den drei Dokumenten noch die physische Inventur hinzu, welche die Bewertung der in der Bilanz ausgewiesenen Bestände stützt.

Die massgebenden Rechtsquellen sind insbesondere OR, StHG, DBG und MWSTG. Bei nicht standardisierten Situationen empfiehlt es sich, den Entwurf des Abschlusses vor der Abgabe von einem Treuhänder oder einem zugelassenen Schweizer Steuerberater prüfen zu lassen.

Vorprüfungen vor dem Abschluss

Bevor die Abschlussbuchungen erfasst werden, muss sichergestellt sein, dass die laufende Buchhaltung des Geschäftsjahres vollständig und korrekt ist. Es gibt fünf Vorprüfungen.

Prüfen Sie, ob alle Einkaufs- und Verkaufsrechnungen verbucht sind und ob die Bankabstimmungen alle Konten abdecken. Kontrollieren Sie, ob die Lohnbuchungen vollständig sind, einschliesslich des Monats Dezember, und ob die MWST-Abrechnungen des Jahres abgestimmt sind. Der Saldo der Kassenkonten muss mit der physischen Inventur übereinstimmen.

Erst nach diesen Prüfungen ist es sinnvoll, mit der Inventur und den Periodisierungsbuchungen fortzufahren. Allfällige Differenzen, die in dieser Phase entdeckt werden, erfordern Korrekturen in der laufenden Buchhaltung, keine Abschlussanpassungen, die Registrierungsfehler verschleiern.

Physische Inventur und Bewertung der Lagerbestände

Unternehmen, die Lagerbestände halten, müssen per Abschlussstichtag eine physische Inventur durchführen. Die Inventur ist zu dokumentieren und zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu bewerten, wobei allfällige Wertberichtigungen zu berücksichtigen sind. Der so ermittelte Wert fliesst in die Bilanz ein. Die physische Zählung und der Saldo der Lagerbuchhaltung müssen zudem mit dem in der Vorphase geprüften Saldo der Kassen- und Lagerkonten übereinstimmen.

Periodisierungsbuchungen: Periodizität und typische Fälle

Periodisierungsbuchungen (oder Anpassungen) verbinden Aufwendungen und Erträge mit dem Geschäftsjahr, auf das sie sich beziehen, in Anwendung des Periodizitätsprinzips. Man unterscheidet vier typische Fälle.

Aufwandsabgrenzungen sind Aufwendungen des Geschäftsjahres, die noch nicht fakturiert wurden, wie Anwaltshonorare für einen laufenden Prozess. Ertragsabgrenzungen sind Erträge des Geschäftsjahres, die noch nicht fakturiert wurden, wie im Dezember ausgeführte und im Januar fakturierte Arbeiten. Aktive Rechnungsabgrenzungen sind im Voraus bezahlte Aufwendungen für das nächste Geschäftsjahr, wie eine im Voraus bezahlte Versicherungsprämie. Passive Rechnungsabgrenzungen sind im Voraus eingenommene Erträge für noch nicht erbrachte Leistungen.

Die Logik ist in allen Fällen dieselbe: Was wirtschaftlich zum abgeschlossenen Geschäftsjahr gehört, geht in die Erfolgsrechnung ein, auch wenn die Rechnung oder die Zahlung im nächsten Geschäftsjahr erfolgt; was zum nächsten Geschäftsjahr gehört, wird verschoben. Die Periodisierungen sind zu erfassen, nachdem die Prüfungen der laufenden Buchhaltung und die Inventur abgeschlossen sind, damit sie nicht wiederholt werden müssen.

Finale Checkliste vor der Übergabe an den Treuhänder

Vor der Übergabe ist zu prüfen, ob die laufende Buchhaltung ausgeglichen ist. Die physische Inventur muss durchgeführt, dokumentiert und bewertet sein. Die Bankabstimmungen müssen für alle Konten abgeschlossen sein.

Die Periodisierungsbuchungen müssen erfasst sein. Der Entwurf von Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang muss bereit sein. Notieren Sie die Steuer- und Hinterlegungsfristen: ordentliche Frist der Steuererklärung, allfällige Verlängerung und 30 Tage ab der Generalversammlung für die Hinterlegung im Handelsregister.

Bei spezifischen Situationen — andere Abschlüsse als per 31. Dezember, erstes Geschäftsjahr mit einer Dauer von mehr als einem Jahr, Vorhandensein signifikanter Lagerbestände oder laufender Rechtsstreitigkeiten — ist es ratsam, sich an einen Treuhänder oder einen zugelassenen Schweizer Steuerberater zu wenden. Im Zweifelsfall bezüglich der Rechtsquellen sind OR, StHG, DBG und MWSTG massgebend.