Geschäftskonto in der Schweiz eröffnen: Unterlagen und Voraussetzungen

Wann und warum ein Geschäftskonto in der Schweiz eröffnen

Laut Raiffeisen sollte das Geschäftskonto sofort bei Aufnahme der Tätigkeit als Einzelunternehmen, Start-up oder KMU eröffnet werden. Es dient dazu, private und geschäftliche Finanzen zu trennen und sorgt für Klarheit in der Buchhaltung sowie bei der Steuererklärung.

PostFinance präzisiert, dass alle in der Schweiz domizilierten Unternehmen ein Geschäftskonto eröffnen können, unabhängig von der Rechtsform und der Grösse. Die gewählte Form (Einzelunternehmen, AG/GmbH, Verein, Zweigniederlassung) hat Einfluss auf die einzureichenden Dokumente, nicht jedoch auf das Recht, ein Konto zu eröffnen.

Persönliche Voraussetzungen und Identifikation der Zeichnungsberechtigten

Die UBS nennt drei persönliche Bedingungen: mindestens 18 Jahre alt, Wohnsitz in der Schweiz sowie einen gültigen Reisepass oder eine Identitätskarte aus einem von der Bank anerkannten Land. Wer diese Kriterien nicht erfüllt, muss mit dem Institut die im Einzelfall geltenden Bedingungen abklären.

Die Identifikation betrifft nicht nur den Kontoinhaber. Schweizer Banken erweitern diese auf Verwaltungsräte und wirtschaftlich Berechtigte. Laut Wise erfolgt die Überprüfung per Webcam oder durch persönliche Vorsprache in der Filiale. Das Gespräch mit einem Bankberater kann remote stattfinden, um die Konformität mit den lokalen Vorschriften zu prüfen.

Nicht ansässige Unternehmen sind nicht grundsätzlich ausgeschlossen: Einige Bankangebote lassen im Ausland registrierte Gesellschaften zu. Die Beurteilung erfolgt individuell. Die oben genannten Wohnsitzanforderungen gelten für die Standardbedingungen, nicht als absolutes Verbot.

Unternehmensdokumente: Nachweis der Existenz und der Zeichnungsberechtigung

Wise fasst die Dokumentenphase wie folgt zusammen: Das Unternehmen legt Dokumente vor, die seine Existenz nachweisen und Personen mit Führungsfunktion identifizieren. Gemäss IFJ gehören zu den von der Bank verlangten Angaben der Geschäftszweck und der Sitz.

Konkret benötigt man die Statuten, den Handelsregistereintrag, Angaben zum Zweck, Sitz, zur Rechtsform und zum Kapital. Ebenso erforderlich sind die Daten der zeichnungsberechtigten Personen.

Die Liste variiert je nach Rechtsform. Bei einem Einzelunternehmen deckt sie sich weitgehend mit den persönlichen Dokumenten des Inhabers. Bei AG oder GmbH kommen Statuten und Ernennungsurkunden der Organe hinzu. Bei Vereinen oder Zweigniederlassungen sind die Vereinsdokumentation bzw. die Unterlagen der Muttergesellschaft massgebend.

Auszug aus dem Handelsregister und Datenprüfung

Im Handelsregister des Kantons Tessin erfolgt die Suche nach Firma (oder Name) oder nach der Identifikationsnummer der juristischen Person. Ist der Sitz bekannt, konsultiert man die kantonale Datenbank oder jene anderer Kantone. Ist nur die Firma bekannt, muss die Suche über den Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch) auf die ganze Schweiz ausgedehnt werden.

In den kantonalen Registern kann man auch nach einer Person suchen und sehen, in welchen juristischen Personen sie eingetragen ist. Man kann nach Rechtsform oder Sitz einschränken und zusätzliche Kriterien wie Zweck oder Bemerkungen zum Kapital verwenden.

Die kostenlose Online-Einsicht bietet unter anderem die Identifikationsnummern der Firmen, die Rechtsform, das Datum der Eintragung, die Firma oder den Namen mit allfälligen Übersetzungen, Sitz und Kontaktadresse, weitere Adressen sowie das Kapital (Aktien-, Stamm- oder Genossenschaftskapital). Sie weist auch Sacheinlagen, Zweck, Datum der Statuten, Form der offiziellen Mitteilungen an Aktionäre oder Genossen sowie Zweigniederlassungen aus.

Sie umfasst zudem Nummern und Daten der Eintragung im Tagebuch, Publikationen im Schweizerischen Handelsamtsblatt und personengebundene Daten der eingetragenen Personen mit Funktion und Zeichnungsberechtigung. Dies sind genau die Informationen, die die Bank mit den eingereichten Dokumenten abgleicht.

Zwei operative Hinweise. Die Suche erfasst nur aktive (nicht gelöschte) juristische Personen, aktuelle Firmen oder Namen sowie derzeit eingetragene Personen. Für frühere Bezeichnungen oder gelöschte Personen sind die erweiterten Suchkriterien nötig.

Ausserdem haben die auf Zefix eingesehenen Daten keine rechtliche Wirkung. Für den formellen Nachweis ist der Auszug des zuständigen Registers massgebend.

Herkunft der Gelder und buchhalterische Dokumentation

Schweizer Banken wenden bei Unternehmen strenge Kontrollen an, um die Einhaltung der lokalen Vorschriften zu gewährleisten. Dies ist die Prüfung, die nach der Einreichung des Antrags folgt.

Um die Herkunft der Gelder nachzuvollziehen, kann die Bank Geschäftsabschlüsse, Steuererklärungen oder Handelsverträge verlangen. Dies geschieht insbesondere dann, wenn die Geschäftsbeziehungen mit Kunden in der Schweiz verbunden sind.

Eine im Voraus vorbereitete Dossiers mit den erwarteten Bewegungen, den wichtigsten Kunden und Lieferanten sowie den entsprechenden Verträgen reduziert das Risiko von Nachfragen. Es verringert auch das Risiko längerer Aktivierungszeiten.

Wahl der Kontoart: Zahlungen, Fremdwährungen und Kapitaleinzahlung

Raiffeisen unterscheidet drei Funktionen. Das Kontokorrent dient dem täglichen Zahlungsverkehr. Es umfasst Zahlungen via E-Banking sowie Debit- und Kreditkarten. Es bietet auch die Möglichkeit, ein Fremdwährungskonto zu führen.

Das Fremdwährungskonto ermöglicht es, direkt in Währung zu bezahlen, ohne Kursverluste durch Umrechnung. Es erlaubt, den Zeitpunkt der Währungsumtausch selbst zu bestimmen. Es ist für internationale Transaktionen konzipiert und verzinst Fremdwährungsreserven.

Das Kapitaleinzahlungskonto dient der Gründung eines Unternehmens oder der Kapitalerhöhung. Es stellt eine rechtlich anerkannte Bestätigung des Kapitals aus. Es ermöglicht die Überweisung des Kapitals nach der Eintragung im Handelsregister.

Die UBS führt das Kontokorrent als Instrument für den täglichen Zahlungsverkehr. Darin enthalten ist auch das Kapitaleinzahlungskonto zur Gründung einer AG/GmbH.

Das Angebot der UBS ist in CHF, EUR, USD und anderen Fremdwährungen verfügbar. Die Kontoführung kostet CHF 20 pro Quartal. Inbegriffen sind 500 elektronische Zahlungen in CHF/EUR in der Schweiz. Kontoauszüge und Quartalsabrechnungen sind kostenlos.

Der gesamte Saldo kann bezogen werden. Die Kündigung ist jederzeit möglich.

PostFinance ergänzt das CHF-Geschäftskonto um ein EUR-Geschäftskonto für Zahlungen im EU-Raum. Raiffeisen bietet zudem ein Unternehmenssparkonto an, bei dem das Geld nach 180 Tagen verfügbar ist und das für langfristige Reserven gedacht ist.

Arten von Geschäftskonten: wozu sie dienen

UBS Geschäftskontokorrent: Kosten und Inklusivleistungen

Antragstellung: online, in der Filiale oder als Nichtansässiger

Wise nennt eine für alle Banken gemeinsame Abfolge. Zuerst wählt man die Bank und die Kontoart basierend auf den Bedürfnissen des Unternehmens. Dann bereitet man die erforderlichen Dokumente vor und reicht den Antrag bei einem Bankberater ein. Es folgen die Prüfung und schliesslich die Aktivierung des Kontos.

Einige Schweizer Banken ermöglichen den Online-Start des Verfahrens. Man füllt ein Formular aus und lädt die Dokumente über die digitalen Plattformen des Instituts hoch. Das Verfahren wird abgeschlossen, indem die Identität der Verwaltungsräte und der wirtschaftlich Berechtigten per Webcam oder in der Filiale überprüft wird.

Ein Berater kann das Gespräch remote führen. Das Konto wird erst nach Freigabe der Prüfung aktiviert.

Auch nicht ansässige Unternehmen können ein Geschäftskontokorrent in der Schweiz eröffnen. Verfahren und Beurteilungen hängen von der jeweiligen Bank ab.

Ein Geschäftskonto in der Schweiz eröffnen: die Schritte

Finale Checkliste: Dokumente und Voraussetzungen vor der Unterzeichnung prüfen

Mit dem Handelsregister übereinstimmende Gesellschaftsdaten. Firma, Sitz, Rechtsform, Kapital und Zweck müssen mit dem kantonalen Auszug oder Zefix übereinstimmen. Die Suche zeigt nur aktive Einrichtungen und aktuelle Bezeichnungen. Allfällige Änderungen sind mit der aktualisierten Eintragung zu dokumentieren.

Geprüfte Identität und Zeichnungsberechtigung. Erforderlich ist ein gültiges Dokument aus einem der anerkannten Länder. Verwaltungsräte und wirtschaftlich Berechtigte müssen identifiziert werden, per Webcam oder in der Filiale. Die zeichnungsberechtigten Personen müssen im Register ersichtlich sein.

Die von der Bank angegebenen persönlichen Voraussetzungen im Voraus prüfen, beispielsweise Mindestalter und Wohnsitz. Die Herkunft der Gelder ist zu dokumentieren. Abschlüsse, Steuererklärungen und Handelsverträge müssen bereitliegen, mit besonderem Augenmerk auf Beziehungen zu Kunden in der Schweiz.

Der Kontoart entsprechende Transaktionen. Kontokorrent für tägliche Zahlungen. Fremdwährungskonto, wenn in Währung fakturiert oder bezahlt wird.

Kapitaleinzahlungskonto bei Gründung der Gesellschaft oder Kapitalerhöhung. Die Überweisung ist nach der Eintragung im Handelsregister möglich.

Vollständige Dokumentation vor der Antragstellung. Die Prüfphase erfolgt nach der Übergabe des Dossiers an einen Berater. Eine unvollständige Akte führt zu Nachfragen oder zur Ablehnung des Antrags.

Checkliste vor der Unterzeichnung: Dokumente und Voraussetzungen